3AA - Phân hệ kế toán tài sản cố định

• Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, ngày đưa vào sử dụng,...
• Theo dõi các thay đổi về tài sản như: tăng giảm giá trị, thôi tính khấu hao, giảm tài sản, điều chuyển tài sản giữa các bộ phận.
• Tính khấu hao và lên bảng phân bổ khấu hao.
• Tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao TSCĐ.

Mỗi nguồn vốn hình thành tài sản cố định kế toán sẽ mở một mã tài sản. Danh mục này phục vụ cho việc lên các báo cáo theo nguồn vốn.

• Loại tăng giảm tài sản: 1-Tăng, 2-Giảm.
• Mã lý do tăng giảm tài sản
• Tên lý do tăng giảm tài sản
• Danh mục này phục vụ các báo cáo theo lý do tăng giảm tài sản.

Danh mục nhóm tài sản theo quy định của Bộ Tài chính gồm có các nhóm sau: Được khai báo sẵn kế toán không cần phải khai báo các nhóm tài sản này.

• Nhà cửa, vật kiến trúc
• Máy móc, thiết bị
• Phương tiện vận tải
• Thiết bị, dụng cụ quản lý
• Tài sản cố định hữu hình khác

Để phân loại các TSCĐ có thể dùng danh mục phân nhóm các TSCĐ. 3a Accounting có 03 cấp nhóm  để thực hiện việc phân nhóm các TSCĐ (giống như cách thức phân nhóm của các danh mục từ điển kh).

Một số lưu ý khi cập nhật thông tin tài sản

• Số kỳ khấu hao: Là số tháng khấu hao
• Giá trị làm tròn: giá trị còn lại sau khi tính khấu hao lần cuối cùng, nếu giá trị còn lại này nhỏ hơn giá trị làm tròn thì cho giá trị còn lại này vào giá trị khấu hao của kỳ cuối cùng.
• Bộ phận hạch toán (dùng trong trường hợp theo dõi hạch toán chi phí theo trường bộ phận, thường sử dụng ở phần tính giá thành sản phẩm)
• Mã phân xưởng (dùng trong trường hợp theo dõi chi phí theo từng phân xưởng, thường sử dụng ở phần tính giá thành)
• Bộ phận sử dụng
• Tài khoản TSCĐ (tk 211)
• Tài khoản hao mòn TSCĐ (tk 214)
• Tài khoản chi phí (các tiểu khoản tương ứng của các tài khoản 627, 641, 642)
• Giá trị khấu hao 1 kỳ (giá trị này người sử dụng có thể chỉnh sửa cho từng tháng/kỳ cụ thể)

Trong trường hợp giá trị tài sản có thay đổi - tăng hoặc giảm thì ta phải thực hiện khai báo điều chỉnh giá trị tài sản.

Một số lưu ý khi cập nhật điều chỉnh tăng giảm tài sản

• Để thực hiện điều chỉnh tăng kế toán chọn nửa màn hình phía trên.
• Để thực hiện điều chỉnh giảm kế toán chọn nửa màn hình phía dưới. Thay đổi vị trí làm việc kế toán có thể dùng chuột hoặc tổ hợp phím “Ctrt + tab”.
• Chương trình không cho phép khai báo cùng tăng cùng giảm một tài sản trong một kỳ của một năm.

Trong trường hợp thôi không tính khấu hao cho một tài sản nào đó thì ta thực hiện khai báo thôi khấu hao tài sản.

Lưu ý: Chỉ khai báo thôi khấu hao cho những tài sản không còn sử dụng nữa chờ thanh lý hoặc nhượng bán. Trường hợp tài sản tạm thôi tính khấu hao do sữa chữa, nâng cấp sau đó sử dụng lại thì sử dụng chức năng “Điều chỉnh khấu hao tháng”.

Trong trường hợp thanh lý, nhượng bán hoặc không không tồn tại do hỏng hóc thì kế toán khai báo giảm cho tài sản đó.

Khi điều chuyển tài sản từ bộ phận sử dụng này sang bộ phận sử dụng khác thì kế toán thực hiện điều chuyển tài sản.

Một số lưu ý khi điều chuyển bộ phận sử dụng

• Dòng chữ tô đậm là tài sản đang ở bộ phận sử dụng hiện tại .
• F4 thực hiện điều chuyển sang bộ phận khác. Kỳ, năm, bộ phận điều chuyển phải khác kỳ, năm , bộ phận hiện tại.

Chức năng dùng trong trường hợp khấu hao được phân bổ theo vụ việc, và phải khai báo hệ số phân bổ giá trị khấu hao cho từng vụ việc (công trình).

Chức năng dùng trong trường hợp khấu hao được phân bổ theo tài khoản, và ta phải khai báo hệ số phân bổ giá trị khấu hao cho từng tài khoản/tiểu khoản.

Mỗi tháng ta phải tính một lần và chương trình sẽ lưu giá trị này trong tệp số liệu.

Nếu có sự thay đổi gì thì phải tính lại.

Giá trị khấu hao do máy tính ra dựa trên số liệu và cách tính đã khai báo ở phần thông tin về tài sản. Tuy nhiên giá trị này có thể thay đổi theo ý muốn của người sử dụng ở phần “Điều chỉnh khấu hao tháng". Việc điều chỉnh giá trị khấu hao có thể do giá trị còn lại rất nhỏ nên ta muốn chỉnh hết giá trị còn lại vào số khấu hao của tháng hiện thời.

3a Accounting cho phép tính khấu hao theo nguyên giá hoặc theo giá trị còn lại và có thể tính dựa trên khai báo số tháng mà tài sản sẽ khấu hao hết hoặc dựa trên tỷ lệ khấu hao tháng. Khai báo về cách thức tính này được thực hiện trong phần “Khai báo các tham số hệ thống” trong phân hệ hệ thống.

Chương trình cho phép tự động tạo bút toán hạch toán phân bổ khấu hao để chuyển vào sổ cái.

Kế toán có thể thực hiện phân bổ khấu hao theo Bộ phận hạch toán và theo phân xưởng: Nếu kế toán tính giá thành sản phẩm trên phần mềm sử dụng đến 2 trường thông tin này.

Kế toán có thể thực hiện phân bổ theo vụ việc: Khi đã khai báo hệ số phân bổ một tài sản cho nhiều vụ việc.