3AA - Phân hệ kế toán vốn bằng tiền

Các chức năng chính của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

• Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay
• Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ
• Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng tài khoản ở các ngân hàng
  

Khai báo các danh mục từ điển

Sử dụng trong trường hợp cần phải in các UNC, lệnh chuyển tiền trực tiếp từ chương trình. Khi đó mỗi một ngân hàng sẽ ứng với một tài khoản ngân hàng.

Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng

Các chứng từ đầu vào của kế toán tiền mặt và tiền gửi gồm có:

• Giấy báo có (thu) của ngân hàng
• Giấy báo nợ (chi) của ngân hàng
• Phiếu thu tiền mặt
• Phiếu chi tiền mặt.

Cập nhật phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng

Giải thích ý nghĩa của các loại phiếu thu tiền mặt và giấy báo có: Có 8 loại phiếu

Được sử dụng khi ta thu tiền bán hàng hoặc thu lại tiền cho vay hoặc tạm ứng trước đó và khi nhập liệu phải chỉ rõ là thu tiền của hóa đơn nào hoặc của phiếu chi cho vay, tạm ứng cụ thể.

Trong trường hợp thu tiền của nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1 nghĩa là mỗi hoá đơn trên một dòng.

Được sử dụng khi ta thu tiền của các món công nợ phải thu nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (khách hàng, người vay tiền, tạm ứng) mà không cần phải chỉ rõ thu tiền của hóa đơn nào khi nhập liệu.

Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu thu 9.

Được sử dụng khi ta thu tiền của nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu thu. Trường hợp này rất hiếm khi xảy ra.

Loại phiếu thu này được sử dụng đối với các khoản tiền đi vay mà ta muốn sau này khi chi trả vay ta sẽ chỉ rõ là chi trả cho số phiếu thu nào khi nhận tiền vay.

Trong trường hợp không cần phải theo dõi trả vay chi tiết theo phiếu thu cụ thể thì ta có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9

Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (rút tiền ngoại tệ từ ngân hàng về nhập quỹ, nhận chuyển tiền từ ngân hàng B vào ngân hàng A) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

Trong trường hợp tỷ giá giao dịch của phiếu thu do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp mua ngoại tệ và định kỳ cuối tháng ta sử dụng chức năng cập nhật lại tỷ giá giao dịch được khai báo trong danh mục tỷ giá cho các phiếu thu ngoại tệ. Khi này, chương trình sẽ cập nhật lại tỷ giá giao dịch cho các phiếu thu ngoại tệ trừ các phiếu thu thuộc loại mua ngoại tệ (theo tỷ giá thỏa thuận với người bán ngoại tệ).

Trong trường hợp mua ngoại tệ và tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật mà không sử dụng chức năng tự động cập nhật của chương trình thì có thể sử dụng loại phiếu thu bằng 9.

Loại phiếu thu này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi thu tiền chi tiết theo hóa đơn và khi nhận tiền của người mua trả trước thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

Lưu ý là loại phiếu thu này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Loại phiếu thu này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu thu nêu trên.

Lưu ý chung khi cập nhật phiếu thu: Sau khi đã nhập số liệu ở phần chi tiết thì không được sửa loại phiếu thu nữa. Để sửa được loại phiếu thu phải xóa hết các dòng chi tiết.

Cập nhật phiếu chi tiền mặt, giấy báo nợ của ngân hang

Giải thích ý nghĩa của các loại phiếu chi và giấy báo nợ ngân hang: Có 9 loại phiếu

Loại số 1: Chi trả chi tiết theo từng hóa đơn

Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền mua hàng hoặc trả tiền đi vay trước đó và mong muốn khi nhập liệu phải chỉ rõ là chi tiền cho hóa đơn nào hoặc của phiếu thu đi vay cụ thể.

Trong trường hợp chi trả tiền cho nhiều hóa đơn thì phải tách số tiền ra theo từng hóa đơn 1.

Loại số 2: Chi trả tiền cho một người bán

Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho các món công nợ phải trả nhưng chỉ quan tâm đến đối tượng công nợ (người bán, người cho vay) mà không cần phải chỉ rõ chi trả tiền cho hóa đơn nào, phiếu thu nào ngay khi nhập liệu.

Trong trường hợp không liên quan ngoại tệ và hạch toán chênh lệch tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ thì ta có thể dùng loại phiếu chi bằng 9.

Loại số 3: Chi trả tiền cho nhiều người bán

Loại phiếu chi này được sử dụng khi ta chi trả tiền cho nhiều đối tượng công nợ trên 1 phiếu chi, trường hợp này rất hiếm xảy ra.

Loại phiếu chi này được sử dụng đối với các khoản tiền cho vay, chi cho tạm ứng mà ta muốn sau này khi thu lại tiền cho đi vay, thu lại tiền tạm ứng hoặc thanh toán tạm ứng ta sẽ chỉ rõ là thu lại của (thanh toán cho) số phiếu chi nào chi ra trước đó.

Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chuyển tiền ngoại tệ (nộp tiền ngoại tệ vào ngân hàng, chuyển tiền ngoại tệ từ ngân hàng A sang ngân hàng B) và sử dụng chức năng tự động cập nhật tỷ giá giao dịch của phiếu thu bằng tỷ giá ghi sổ khi chi tiền ngoại tệ.

Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp bán ngoại tệ.

Có thể sử dụng loại phiếu chi bằng 9 thay cho loại phiếu chi bằng 6.

Loại số 7: Trả tiền trước cho người bán

Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp ta muốn theo dõi chi trả tiền chi tiết cho hóa đơn và khi trả tiền trước cho nhà cung cấp thì hạch toán qua tài khoản công nợ trung gian.

Lưu ý là loại phiếu chi này thường được sử dụng trong trường hợp liên quan đến ngoại tệ và phải tính toán tỷ giá ghi sổ, hạch toán chênh lệch liên quan đến tỷ giá.

Loại số 8: Chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền mặt

Loại phiếu chi này được sử dụng trong trường hợp chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt.

Trong trường hợp cập nhập các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để lên bảng kê hóa đơn thuế GTGT đầu vào (vì tất cả các loại chi khác đều không cho phép người sử dụng kê khai thuế GTGT đầu vào).

Loại phiếu chi này được sử dụng trong các trường hợp còn lại, không thuộc các loại phiếu chi nêu trên.

Khi in UNC trực tiếp từ chương trình cần lưu ý là thông tin liên quan đến ngân hàng chuyển đi được lấy từ thông tin cập nhật trong danh mục ngân hàng của doanh nghiệp, còn thông tin liên quan đến ngân hàng nhận tiền được lấy từ thông tin khai báo về ngân hàng của khách hàng trong danh mục khách hàng.

Các lưu ý khi nhập phiếu chi có liên quan đến thuế GTGT đầu vào

Chương trình cho phép nhập trực tiếp các thông tin liên quan đến hóa đơn thuế GTGT đầu vào để chuyển vào bảng kê báo cáo thuế về các hóa đơn thuế GTGT đầu vào. Việc nhập cập nhật các thông tin này được thực hiện đối với loại phiếu chi bằng 8 – chi thanh toán chi phí trực tiếp bằng tiền.

Việc cập nhập thông tin về các hóa đơn thuế GTGT có thể thực hiện ở 2 nơi: trực tiếp tại tab hạch toán các chi tiết phát sinh hoặc tại tab các hóa đơn thuế GTGT.

Nếu nhập tại tab hạch toán thì thông tin sẽ tự động được chuyển sang tab các hóa đơn thuế GTGT.

Việc nhập tại tab hạch toán được sử dụng khi cần hạch toán chi tiết tất cả các chứng từ gốc phát sinh. Còn việc nhập tại tab hóa đơn thuế GTGT được sử dụng khi chỉ cần hạch toán tổng hợp số chi phí phát sinh.

Tính tỷ giá ghi sổ trong chương trình 3A Accounting

Ngoài phương pháp tính tỷ giá ghi sổ theo thực tế đích danh và tỷ giá giao dịch do người sử dụng tự cập nhật tỷ giá ghi sổ, các phương pháp còn lại được chương trình hỗ trợ việc tính toán tỷ giá ghi sổ.

Trong các phương pháp trên sau khi tính tỷ giá ghi sổ nếu có sự chênh lệch giữa tỷ giá ghi sổ và tỷ giá giao dịch thì chương trình tự động hạch toán khoản chênh lệch đó vào tài khoản doanh thu hoặc chi phí tài chính (tk 515 hoặc tk 635). Hai tài khoản này được khai báo trong phân hệ Hệ thống / Khai báo các tham số tùy chọn.

Chương trình thực hiện tính toán tỷ giá ghi sổ bằng phím F5 trong khi nhập liệu trước khi lưu chứng từ hoặc khi lưu chứng từ chương trình sẽ tính tỷ giá ghi sổ.

Chức năng “Tính và cập nhật lại tỷ giá”

• Áp lại tỷ giá giao dịch cho các phát sinh. Tỷ giá giao dịch hàng ngày được cập nhật ở danh mục tỷ giá trong menu: Hệ thống/ Tỷ giá qui đổi ngoại tệ.
• Tính tỷ giá ghi sổ trung bình tháng và áp cho các phát sinh trong trường hợp lựa chọn phương tính tỷ giá ghi sổ theo phương pháp trung bình tháng.
• Áp tỷ giá ghi sổ của một tài khoản do người dùng tự tính và cập nhật cho các phát sinh.

Báo cáo về tiền mặt và tiền gửi ngân hàng

• Sổ quỹ
• Sổ quỹ in từng ngày
• Sổ chi tiết của một tài khoản
• Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
• Sổ chi tiết công nợ của một khách hàng
• Bảng cân đối phát sinh theo ngày của một tài khoản
• Bảng cân đối phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
• Báo cáo số dư tại quỹ và tại ngân hàng
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp gián tiếp
• Sổ nhật ký thu tiền
• Sổ nhật ký chi tiền
• Bảng kê chứng từ
• Bảng kê chứng từ theo khách hàng, vụ việc, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
• Tổng hợp phát sinh theo khách hàng, vụ việc, tiểu khoản và tài khoản đối ứng.

• Bảng kê danh sách các khế ước vay
• Bảng kê tính lãi chi tiết theo khế ước vay
• Báo cáo chi tiết tình hình tiền vay
• Báo cáo tổng hợp tình hình tiền vay
• Báo cáo tổng hợp khế ước đến ngày đáo hạn.