3AA - Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
22/03/2012 15:46:57 (GMT+7)| Số lần xem: 3788
Các chức năng chính của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn hàng/hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào.
- Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh toán cho các nhà cung cấp.
- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ.
- Cập nhật các phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
- Cập nhật các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ.
- Phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho.
Danh mục nhà cung cấp
Danh mục nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ, phần này đã được trình bày ở mục 7.2.1 - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Danh mục phân nhóm các nhà cung cấp
Danh mục phân nhóm nhà cung cấp được theo dõi chung với danh mục phân nhóm khách hàng, phần này đã được trình bày ở mục 7.2.2 – Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Danh mục thuế suất thuế GTGT đầu vào
Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn mua hàng, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp.
Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau
Cập nhật phiếu nhập khẩu
Các thao tác cập nhật giống với phiếu nhập mua nội địa. Phiếu nhập khẩu chỉ khác phiếu nhập mua nội địa là có thêm phần thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt.
Cập nhật phiếu nhập chi phí mua hàng
Cách thức cập nhật chi phí mua hàng liên quan đến chứng từ chi phí mua hàng và cách tính giá hàng tồn kho. Dưới đây sẽ trình bày các phương án khác nhau trong việc cập nhật chi phí mua hàng.
- Chi phí mua hàng được tính ngoài và áp vào giá vốn sau đó nhập cùng với phiếu nhập mua trong đó giá vốn đã có tính chi phí mua hàng.
- Tổng chi phí mua hàng được nhập cùng với phiếu nhập mua. Trước tiên ta nhập tổng chi phí mua hàng. Tiếp theo chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng một cách tự động theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ theo ý muốn.
- Chi phí mua hàng được nhập riêng như một chứng từ nhập mua. Chương trình hỗ trợ chọn phiếu nhập mua để phân bổ chi phí. Lúc này phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt hàng.
- Chi phí mua hàng được nhập ở phần "Phiếu nhập chi phí mua hàng". Chương trình cho phép chỉ rõ chi phí gắn với phiếu nhập mua nào và phân bổ cho các mặt hàng trong phiếu nhập mua đó. Chương trình hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng theo giá trị của các mặt hàng nhập mua, tuy nhiên người sử dụng có thể sửa lại số tiền phân bổ này theo ý muốn. Việc cập nhật riêng ở menu "Phiếu nhập chi phí mua hàng" áp dụng trong trường hợp hàng tồn kho được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước, khi ta phải chỉ rõ phiếu xuất kho được lấy ở phiếu nhập nào để có thể tính được giá. Tuy nhiên các phương pháp còn lại cũng có thể sử dụng phiếu này để cập nhật chi phí mua hàng.
Cập nhật các phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp
Khi phát sinh nghiệp vụ trả hàng lại nhà cung cấp, ta sẽ cập nhật phát sinh tại menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp".
Liên quan đến bảng kê thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, trường hợp này bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.
Phiếu nhập xuất thẳng được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Vật tư mua vào được chuyển thẳng cho sản xuất/công trình mà không thông qua kho. Trường hợp này thường xảy ra đối với các doanh nghiệp ngành xây lắp.
- Vật tư mua và được xuất cho sản xuất theo đơn hàng…
- Khi sử dụng chứng từ này thì chương trình sẽ tự động tạo ra luôn phiếu xuất.
- Không dùng phiếu này đối với trường hợp nhập mua hàng xuất bán thẳng vì trên màn hình phiếu nhập mua xuất thẳng không kê khai được thuế GTGT đầu ra.
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật phiếu nhập mua hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản chi phí.
Sử dụng phiếu nhập hoá đơn mua hàng dịch vụ trong trường hợp mua dịch vụ trả chậm, còn trường hợp thanh toán ngay ta có thể dùng phiếu chi tiền mặt để hạch toán.
Phiếu thanh toán tạm ứng dùng để cập nhật các chứng từ có liên quan đến việc nhân viên thanh toán các khoản tạm ứng trước đó. Phiếu thanh toán tạm ứng được cập nhật giống như phiếu chi tiền thanh toán cho các chi phí. Tham khảo các thông tin cần thiết được trình bày ở phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Sau khi thực hiện phiếu thanh toán tạm ứng, tuỳ theo số tiền tạm ứng thừa hay thiếu mà kế toán lập phiếu thu hoặc phiếu chi phần chênh lệch.
Cập nhật phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ
Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh trong các trường hợp sau:
- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải trả khác ngoài việc mua hàng hóa, dịch vụ thông thường (loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).
- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa các khoản nợ (loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).
- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và công nợ mua hàng phải trả cho nhà cung cấp.
- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp.
- Các trường hợp điều chỉnh khác…
Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa 1 nhà cung cấp và một khách hàng.
Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 nhà cung cấp thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
Cùng với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và nhà cung cấp ở phân hệ kế toán tổng hợp, thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện nhằm điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý là việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào cuối kỳ.
Trong trường hợp mua hàng, vật tư trả tiền ngay sẽ xuất hiện 2 chứng từ: phiếu nhập mua hàng và phiếu chi.
Phiếu chi trả tiền mua hàng (tiền mặt, ngân hàng) cho nhà cung cấp được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trong các trường hợp thanh toán tiền tạm ứng mua hàng hoá, vật tư ta có 02 chứng từ: giấy đề nghị thanh toán tiền tạm ứng và phiếu nhập kho.
Trong trường hợp tạm ứng trước tiền cho nhà cung cấp thì ta cũng nhập như một phiếu chi thanh toán bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trong trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán chi tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp với tài khoản công nợ phải trả về mua hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.
Theo dõi công nợ phải trả chi tiết theo hóa đơn và thời hạn thanh toán
Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn
Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phảI trả cho nhà cung cấp của từng hoá đơn mua và hạn thanh toán được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
Thời hạn trả tiền cho nhà cung cấp được tính dựa trên ngày hóa đơn của nhà cung cấp chứ không dựa vào ngày của phiếu nhập.
Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải trả của từng hoá đơn nhập mua cũng như thời hạn trả tiền cho từng hoá đơn.
Để chỉ rõ hạn trả tiền khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn trả tiền kể từ ngày ghi trên hoá đơn của nhà cung cấp. Ta có thể khai báo số ngày ngầm định phải trả cho từng nhà cung cấp khi khai báo các thông tin liên quan đến nhà cung cấp ở phần danh mục nhà cung cấp. Ta có thể sửa đổi số ngày ngầm định này cho từng hoá đơn nhập mua cụ thể.
Đối với mỗi hoá đơn nhập mua ta chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải trả vào ngày phải trả là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu ta chỉ muốn theo dõi trả tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn trả tiền thì không cần phải gõ thời hạn thanh toán.
Cập nhật tiền thanh toán cho các hóa đơn
Số tiền đầu kỳ còn phải trả của từng hoá đơn mua hàng và hạn trả tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
Phiếu chi trả tiền cho người bán được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”. Sau khi các phiếu chi tiền được cập nhật ta có thể phân bổ số tiền đã chi trả cho các hoá đơn của người bán. Việc này được thực hiện khi nhập phiếu chi hoặc ở chức năng “Phân bổ chi trả tiền hàng cho các hoá đơn”.
Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải trả theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn mua hàng. Nếu loại tiền chi trả tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
Trong một số trường hợp đặc biệt, ví dụ do mất điện đột ngột, có thể xảy ra hiện tượng số tiền còn phải trả cho các hoá đơn không đúng với thực tế thì ta phải chạy chức năng "Tính lại số tiền còn phải trả của các hoá đơn".
Điều chỉnh số tiền phải trả theo hóa đơn
Trường hợp có theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn nếu phát sinh nghiệp vụ bù trừ công nợ giữa 2 nhà cung cấp hoặc giữa khách hàng và nhà cung cấp, để điều chỉnh số tiền phải trả của các hóa đơn khi lên các báo cáo công nợ theo hóa đơn ta phải thực hiện theo trình tự sau:
- Sử dụng “Chứng từ bù trừ công nợ” để hạch toán vào sổ cái số tiền cần điều chỉnh.
- Sử dụng chức năng “Điều chỉnh công nợ phải trả theo hóa đơn” để tạo chứng từ điều chỉnh số tiền phải trả. Chứng từ này chỉ dùng để điều chỉnh cho các hóa đơn khi lên báo cáo chứ không có tác dụng hạch toán vào sổ kế toán.
- Sử dụng chức năng phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn để phân bổ số tiền trong chứng từ vừa tạo cho các hóa đơn cần điều chỉnh.
Lưu ý:
- Trường hợp có theo dõi công nợ chi tiết theo từng hóa đơn thì chứng từ này còn được dùng để điều chỉnh số tiền còn phải trả của các hóa đơn mua hàng trước đó khi lên các báo cáo chi tiết công nợ theo hóa đơn. Việc điều chỉnh này được thực hiện ở menu “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả/ Phân bổ tiền hàng trả cho các hóa đơn”.
- Trường hợp có theo dõi công nợ tạm ứng chi tiết theo từng lần tạm ứng thì chứng từ này còn được dùng để phân bổ cho các phiếu chi tạm ứng trước đó khi lên các báo cáo công nợ tạm ứng chi tiết theo từng lần chi tạm ứng. Việc phân bổ này giống như việc phân bổ các phiếu thu, giấy báo có cho các hoá đơn bên phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu và cũng được thực hiện ở menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/Phân bổ thu tiền hàng cho các hóa đơn”.
- Trường hợp thu hoàn tạm ứng thì cũng được thực hiện tương tự như trên, chỉ khác là chứng từ phân bổ sẽ là phiếu thu, giấy báo có (loại phiếu thu bằng 4).
Báo cáo hàng nhập mua và công nợ phải trả
Các báo cáo liên quan đến hàng nhập mua gồm có 04 nhóm báo cáo:
- Báo cáo hàng nhập mua
- Báo cáo công nợ nhà cung cấp
- Báo cáo công nợ theo hoá đơn
- Báo cáo thực hiện hợp đồng
Quản lý hợp đồng và đơn hàng: Tương tự giống với phần quản lý hợp đồng đơn hàng bán
