3AA - Phân hệ hệ thống

Dùng để thiết lập các thông tin mặc định cho các màn hình chứng từ cập nhật như phiếu thu, phiếu chi,vv .

Là ngày đầu tiên chứng từ dữ liệu được nhập vào phần mềm

Lựa chọn các trường dữ liệu - cột dữ liệu khi hiển thị các danh mục trong quá trình cập nhật chứng từ

Là trạng thái post số liệu khi lưu mặc định của chứng từ

Lựa chọn những mã giao dịch được hiển thị khi cập nhật chứng từ.

Tiện ích này sẽ rất tiện khi các chứng từ ít thay đổi về hạch toán. Ví dụ như hoá đơn bán hàng ta có thể khai báo sẵn các tài khoản hạch toán, mã khách, vv để khi cập nhật được nhanh hoặc trong trường hợp bộ phận bán hàng cập nhật hoá đơn bán hàng mà không có nghiệp vụ kế toán.

Dùng để khai báo, thiết lập ban đầu khi sử dụng phần mềm như: Thông tin doanh nghiệp, định dạnh trường tiền, số lương, tiền hạch toán,vv

Các loại đồng tiền sử dụng trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ phát sinh.

Dùng khi phát sinh nhiều đến hạch toán ngoại tệ

Dùng với các đơn vị có các công ty con, chi nhánh hạch toán độc lập và tổng hợp số liệu.

Dùng để đánh số chứng từ tự động theo quyển và theo chứng từ.

Dùng để hạch toán theo bộ phận khi tính giá thành sản phẩm

Số liệu có thể bị mất do nhiều nguyên nhân như hỏng ổ cứng, bị virus phá...

Chương trình cho phép lưu trữ số liệu định kỳ hàng tuần. Mỗi khi thoát khỏi chương trình nếu chưa lưu trữ thì chương trình sẽ nhắc nhở người sử dụng lưu trữ số liệu. Số liệu được lưu trữ dưới dạng các tệp nén bằng chương trình WinZip với tên tệp là ngày lưu số liệu.

Trong trường hợp mất số liệu thì ta có thể khôi phục lại số liệu trên cơ sở số liệu được lưu trữ trước đó bằng chương trình giải nén UnZip và sao các tệp đã giải nén vào các thư mục tương ứng.

Lưu ý là khi sao lưu số liệu nên sao lưu ra ổ cứng khác với ổ cứng lưu trữ số liệu làm việc để an toàn hơn trong trường hợp ổ cứng làm việc bị hỏng.

Kể từ ngày khoá số liệu về trước sẽ không thực hiện được các tác vụ thêm, mới, sửa, xoá và tính toán.

Dùng đến với các chi nhánh, công ty con sao chép số liệu ra gửi tổng công ty để thực hiện sao chép vào

Dọn dẹp, lấy lại cấu trúc bảng bị mất, xoá các bản ghi thừa trong các tệp, vv

Kiểm tra, đồng bộ các tệp số liệu theo chứng từ.

Phát hiện một số trường hợp sai xót khi cập nhật chứng từ.

Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Khai báo những người sử dụng và phân quyền chi tiết từng người sử dụng chương trình

Quản lý nhật ký sử dụng chương trình của từng người

Xem những ai đang sử dụng chương trình tại thời điểm hiện thời

Ẩn, hiện các menu, các phân hệ không dùng đến

Kế toán trưởng có thể đưa ra các định khoản, hạch toán mẫu hoặc các quy định nội bộ