Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu vào có các lưu ý sau:
Các hoá đơn thuế GTGT đầu vào được cập nhật ở các phần nhập mua hàng hoá dịch vụ, phiếu thanh toán tạm ứng và phiếu chi thanh toán các chi phí trực tiếp bằng tiền mặt. Ở phần nhập hoá đơn GTGT đầu vào, chương trình hiện lên một màn hình riêng để cập nhật các thông tin liên quan đến các hoá đơn thuế GTGT đi kèm. Chương trình cho phép nhập nhiều hoá đơn GTGT đi kèm với một chứng từ hạch toán (phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng, phiếu nhập mua hàng hóa, vật tư, dịch vụ).
Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp được cập nhật ở menu "Phiếu xuất trả lại nhà cung cấp" ở phân hệ "Mua hàng và công nợ phải trả" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu vào sẽ ghi âm giá trị hàng mua vào và ghi âm số tiền thuế GTGT được khấu trừ. Số hóa đơn là số hóa đơn của doanh nghiệp xuất trả lại cho nhà cung cấp, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất ra trước đó cho doanh nghiệp.
Đối với thuế GTGT hàng nhập khẩu nếu tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu nộp khác tháng so với phiếu nhập thì phần phiếu nhập hàng nhập khẩu sẽ không nhập thuế GTGT hàng nhập khẩu. Sau khi nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu thì vào phần chứng từ phải trả khác nhập bút toán hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu và vào phần cập nhật chứng từ thuế GTGT đầu vào ở phân hệ báo cáo thuế để nhập chứng từ thuế GTGT hàng nhập khẩu để lên bảng kê thuế GTGT đầu vào.
Do các chứng từ thuế GTGT đầu vào có thể được liệt kê ở các bảng kê khác nhau nên trong các màn hình nhập thuế GTGT đầu vào ta phải lưu ý phần nhập mẫu bảng kê thuế GTGT đầu vào theo quy định của cục thuế. Chứng từ thuộc bảng kê nào thì trong trường mẫu bảng kê ta nhập mã số của bảng kê đó.
Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu ra phải nộp. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuẩn bị cho sử dụng 3A Accounting.
Liên quan đến cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra có các lưu ý sau:
Các chứng từ thuế GTGT đầu ra được cập nhật khi nhập các hoá đơn bán hàng hóa và hóa đơn dịch vụ.
Trong trường hợp nhập hàng bán bị trả lại, chứng từ sẽ nhập ở menu "Phiếu nhập hàng bán bị trả lại" trong phân hệ "Bán hàng và công nợ phải thu" và trong trường hợp này trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn của người mua xuất trả lại, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà doanh nghiệp đã xuất ra trước đó cho người mua.
Khi nhập các hoá đơn bán hàng chỉ cho phép trên một hoá đơn chỉ có một loại thuế suất. Trong trường hợp trên hoá đơn có nhiều loại thuế suất thì phải tách riêng các mặt hàng có cùng loại thuế suất và nhập chúng như là một chứng từ riêng.
Đối với các đơn vị xây lắp có công trình nằm trên địa bàn của tỉnh/thành phố khác với tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế thì thuế GTGT đầu ra được tách thành 2 phần: 7% thuế GTGT nộp tại tỉnh/thành phố nơi khai báo thuế và 3% thuế GTGT được nộp ở nơi công trình được thực hiện. Hoá đơn xây lắp này được nhập ở phần hoá đơn dịch vụ và tách thành 2 dòng: dòng thứ nhất là ghi thuế suất 7% và dòng thứ 2 ghi thuế suất 3%. Lưu ý là dòng thứ 2 không nhập doanh thu và người sử dụng phải tự nhập số tiền thuế 3% vào trường tiền thuế. Chương trình sẽ chuyển số liệu vào bảng kê thuế GTGT đầu ra gồm có 2 dòng: 1 dòng thuế suất 7% và 1 dòng thuế suất 3% và doanh thu chịu thuế chỉ hiện trên dòng 7% sẽ là doanh thu chịu thuế của cả hoá đơn.
Đối với các đơn vị nộp thuế ở nhiều cơ quan thuế khác nhau (ví dụ: các đơn vị xây lắp có công trình ở nhiều tỉnh/thành phố khác nhau) thì phải khai báo các tài khoản thuế là các tài khoản công nợ, khai báo các cục thuế trong danh mục khách hàng và khi nhập các tài khoản thuế phải chỉ rõ luôn cục thuế để có thể theo dõi và lên các báo cáo chi tiết cho từng cục thuế.
Để tiện cho việc hạch toán thuế trong chương trình có danh mục thuế suất trong đó khai báo mã thuế suất, thuế suất và hạch toán thuế. Khi nhập liệu chỉ việc nhập mã thuế suất và chương trình tự động lấy thuế suất, tính giá trị thuế và hạch toán thuế.
Đối với các đơn vị có nhiều cửa hàng với số lượng hoá đơn rất lớn và mong muốn khi nhập liệu tách riêng thành 2 phần: phần hạch toán kế toán thì chỉ nhập số tổng cộng, còn số liệu để lên bảng kê thuế GTGT đầu ra thì nhập chi tiết thì phần thuế GTGT đầu ra được nhập riêng ở mục cập nhật các chứng từ thuế GTGT đầu ra.
Các thông tin về tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng được khai báo trong danh mục khách hàng. Khi nhập liệu ta chỉ việc nhập mã khách và chương trình tự động cập nhật tên, địa chỉ và mã số thuế vào bảng kê thuế GTGT đầu ra. Đối với các trường hợp khách lẻ chỉ mua một lần, để không quản lý quá nhiều mã khách trong danh mục khách hàng ta có thể gộp chung vào một mã khách không có địa chỉ và mã số thuế và khi nhập liệu chương trình sẽ nhập thêm các thông tin cần thiết về tên khách, địa chỉ và mã số thuế. Đối với các khách hàng không có mã số thuế (ví dụ khách hàng nước ngoài) thì khi khai báo trong danh mục khách hàng ở mục mã số thuế ta có thể nhập một ký tự gạch ngang (" - "); khi đó trong phần nhập hoá đơn chương trình sẽ không đòi nhập mã số thuế của khách hàng này nữa.
Để lên được các báo cáo thuế một cách chính xác và tự động bằng chương trình ta phải tuân thủ hướng dẫn cách chia tiểu khoản của tài khoản thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Cách chia các tiểu khoản này được trình bày ở phần hướng dẫn khai báo hệ thống tài khoản ở chương các công việc chuẩn bị cho sử dụng 3A Accounting.
Chương trình chỉ tự động tính toán các chỉ tiêu cho lần đầu tiên vào tờ khai, từ lần thứ hai trở đi thì ta phải sử dụng F5 để tính lại vì các số liệu thể hiện ban đầu trong tờ khai thuế chỉ là số dư cuối kỳ của kỳ trước. Để tính lại, nhấn tổ hợp phím Ctrl+A để chọn tất cả các chỉ tiêu rồi sau đó nhấn F5.
Đối với các chỉ tiêu điều chỉnh tăng giảm thuế GTGT đầu vào, đầu ra thì người sử dụng phải tự nhập. Ta sử dụng phím F3 để cập nhật giá trị cho các chỉ tiêu này, sau đó nhấn phím F5 để chương trình tính toán lại toàn bộ các chỉ tiêu của tờ khai. Đối với các chỉ tiêu khác chương trình cũng cho phép chỉnh sửa với cách làm tương tự.
Chương trình cho phép F4 – Xuất ra file XML để kết nối với phần mềm hỗ trợ kê khai thuế của Tổng Cục Thuế. Đường dẫn lưu file được khai báo trong mục “Khai báo các tham số tuỳ chọn”. Thông thường để chương trình xuất ra file XML và tự động chép vào chương trình hỗ trợ kê khai thuế thì khai báo đường dẫn lưu file trùng với đường dẫn lưu dữ liệu của chương trình hỗ trợ kê khai thuế. Ví dụ: chương trình được cài đặt tại C:Program Files thì khai báo trong tham số tuỳ chọn như sau: C:Program FilesHTKKDataFiles�102906442.
Công ty CP giải pháp phát triển doanh nghiệp 3A Ðịa chỉ: 82 ngõ 120 Trần Cung, P. Cổ Nhuế 1, Q. Bắc Từ Liêm, Hà Nội Ðiện thoại: (04) 7300 6368 E-mail: info@phanmem3a.com
