3AA - phân hệ kế toán chi phí và tính giá thành

Chương trình này sẽ đề cập đến các vấn đề liên quan đến kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm.

• Báo cáo chi chí theo tiểu khoản
• Báo cáo chi phí theo khoản mục phí
• Tính giá thành sản phẩm công trình xây lắp
• Tính giá thành sản phẩm sản xuất liên tục
• Tính giá thành sản phẩm theo đơn hàng
• Báo cáo theo các trường tự do.

Chương trình cung cấp các báo cáo về tập hợp và phân tích chi phí theo tiểu khoản. Trong quá trình hạch toán các chứng từ phát sinh không phải lưu ý tới các trường đặc biệt nào cả.

Các các báo chi phí theo tiểu khoản gồm có (hình bên)

Danh mục các khoản mục phí

Danh mục khoản mục phí được sử dụng trong trường hợp ta sử dụng một trường riêng để theo dõi các khoản mục phí ( thay cho việc chia nhỏ các tiểu khoản).

Theo dõi tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp trong 3A Accounting

Để tập hợp chi phí và tính giá thành công trình xây lắp cần lưu ý các điểm sau:

• Sử dụng danh mục vụ việc để khai báo các thông tin về công trình xây lắp.
• Việc theo dõi các hạng mục công trình và công trình thông qua việc khai báo các công trình mẹ/con – dùng trường mã vụ việc mẹ.
• Để theo dõi công nợ của các khách hàng liên quan đến một công trình phải khai báo là công trình có theo dõi chi tiết công nợ cho từng khách hàng.
• Khi bắt đầu sử dụng chương trình phải cập nhật số dư đầu kỳ của các công trình (có thể chi tiết theo công nợ), số phát sinh lũy kế (chi tiết theo tài khoản và theo vật tư).
• Cuối năm sau khi thực hiện khóa sổ số liệu song song đó ta thực hiện kết chuyển số dư và tính tổng số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các công trình.
• Các báo cáo liên quan đến các công trình gồm có các bảng kê, bảng tổng hợp số phát sinh theo công trình, tài khoản, chi tiết theo vật tư, tính giá thành công trình, báo cáo lỗ lãi…

Danh mục vụ việc công trình

Danh mục vụ việc dùng để tập hợp chi phí, tính giá thành, theo dõi doanh thu và lợi nhuận của các công trình xây lắp.

Để phân loại các vụ việc có thể dùng danh mục phân nhóm các vụ việc. 3A Accounting có 03 cấp nhóm để thực hiện việc phân nhóm các vụ việc.

Cập nhật số dư đầu kỳ, số phát sinh lũy kế và kết chuyển sang năm sau cho các công trình vụ việc

Khi bắt đầu sử dụng chương trình ta cần phải cập nhật số dư và số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ cho các vụ việc công trình dở dang.

Số dư đầu kỳ được theo dõi chi tiết cho từng vụ việc công trình, tài khoản và khách hàng.

Số phát sinh lũy kế được cập nhật cho từng vụ việc công trình và tài khoản. Số phát sinh lũy kế được tách thành 2 phần: số phát sinh lũy kế từ khi khởi công công trình cho đến đầu năm và số phát sinh lũy kế từ đầu năm đến khi bắt đầu sử dụng chương trình.

Trong trường hợp muốn quản lý và lên các báo cáo chi tiết theo từng vật tư ta phải cập nhật thêm số phát sinh lũy kế cho từng mã vật tư của các công trình.

Cuối năm, sau khi đã khóa số liệu ta thực hiện kết chuyển số dư và số phát sinh lũy kế sang đầu năm sau.

Báo cáo giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp

Để chương trình lên được đúng và đủ các báo cáo trong phần này thì kế toán phải lưu ý các vấn đề sau.

• Vào đủ số dư đầu kỳ và số dư luỹ kế của công trình.
• Các phát sinh (xuất kho, hạch toán chi phi phiếu chi, phiếu kế toán, hoá đơn bán dịch vụ,vv..) phải chi tiết cho từng vụ việc công trình.
• Kết chuyển các bút toán cuối kỳ: K/c từ các khoản doanh thu, các khoản chi phí sang 911 cũng phải chi tiết theo vụ việc công trình (xem kỹ hơn trong phần kế toán tổng hợp)..
• Kết chuyển từ 911 sang 4212 cũng phải chi tiết theo vụ việc công trình (xem kỹ hơn trong phần kế toán tổng hợp).

Các báo cáo về giá thành của các vụ việc công trình xây dựng, xây lắp gồm có:

• Bảng kê chứng từ
• Bảng kê chứng từ theo vụ việc
• Bảng kê chứng từ nguyên vật liệu theo vụ việc
• Sổ chi tiết vụ việc
• Tổng hợp số phát sinh theo vụ việc
• Tổng hợp số phát sinh luỹ kế theo vụ việc
• Tổng hợp số phát sinh nguyên vật liệu theo vụ việc
• Tổng hợp số phát sinh lũy kế nguyên vật liệu theo vụ việc
• Bảng tổng hợp chi phí theo vụ việc
• Bảng cân đối số phát sinh của các vụ việc
• Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh của các vụ việc.

Do sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm, yêu cầu của người quản lý về tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá sản phẩm rất đa dạng.

Do sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.

Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo dây chuyền công nghệ liên tục có thể là sản xuất xi măng, phân bón…

Sản xuất liên tục thường có đặc thù sau:

• Số lượng sản phẩm ít
• Ít khi thay đổi sản phẩm, các kỳ thường sản xuất cùng một loại sản phẩm
• Sản phẩm được sản xuất theo kế hoạch, dự trữ ở kho rồi sau đó mới đưa ra thì trường phân phối theo các kênh phân phối: đại lý, bán lẻ…
• Chi phí nguyên vật liệu thường tập hợp cho cả kỳ (tháng) theo phân xưởng/dây chuyền được phân bổ cho các sản phẩm theo hệ số.

Giá thành sản phẩm sản xuất liên tục được tính theo các bước sau (theo sơ đồ quy trình):

Sự đa dạng của quy trình tổ chức sản xuất, quy trình công nghệ sản xuất của từng loại sản phẩm, yêu cầu của người quản lý về việc tính giá thành sản phẩm nên quy trình và phương pháp tính giá sản phẩm rất đa dạng.

Và sự đa dạng của bài toán tính giá thành sản phẩm nên chương trình chỉ thực hiện tính giá thành cho một số trường hợp chuẩn, tương đối phổ biến, còn các trường hợp khác thì chương trình chỉ cung cấp các chức năng riêng biệt một để người sử dụng lựa chọn, kết hợp các chức năng này phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm.

Ví dụ về sản phẩm sản xuất theo đơn hàng có thể là sản phẩm may mặc, sản phẩm cơ khí…

Sản xuất theo đơn hàng thường có đặc thù sau:

• Số lượng sản phẩm nhiều đa dạng
• Sản phẩm thay đổi theo từng đơn hàng cụ thể và mã hóa sản phẩm thường khác nhau cho từng đơn hàng.
• Sản phẩm được sản xuất theo đơn hàng của các khách hàng và sau đó giao trực tiếp cho khách đặt hàng chứ không bán qua các kênh phân phối.
• Chi phí nguyên vật liệu thường được tập hợp theo đơn hàng/lệnh sản xuất và được tính toán dựa vào định mức.

Các bước tính giá thành sản phẩm: Tương tự giá thành sản xuất liên tục