3AA - Phân hệ kế toán hàng tồn kho
24/03/2012 02:56:32 (GMT+7)| Số lần xem: 3292
Các chức năng chính của phân hệ kế toán hàng tồn kho
- Vào các phiếu nhập (nhập mua, nhập từ sản xuất và nhập khác)
- Vào các phiếu xuất (xuất cho sản xuất, xuất điều chuyển kho và xuất khác)
- Theo dõi tồn kho tức thời và tồn kho cuối kỳ
- Tính giá vật tư tồn kho: giá trung bình tháng, giá trung bình ngày, giá NTXT hoặc giá đích danh
- Cập nhật thông tin và phân loại danh điểm vật tư
- Phân hệ kế toán hàng tồn kho liên kết số liệu với phân hệ kế toán bán hàng, kế toán công nợ phải trả, kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp, kế toán chi phí giá thành.
Khai báo các danh mục từ điển
Danh mục vật tư
Một số lưu ý khi khai báo các vật tư hàng hoá.
- Loại vật tư: 21 - Nguyên vật liệu, 22 - Phụ tùng, công cụ lao động, 51 - Thành phẩm, 61 - Hàng hoá.
- Tài khoản kho: dùng để tự động hạch toán tk kho trong phiếu nhập/xuất
- Có/không cho phép sửa tài khoản kho: dùng trong trường hợp cùng một vật tư có thể nằm trên 2 tài khoản khác nhau thì phải cho phép sửa tài khoản kho
- Tài khoản doanh thu: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu trong hóa đơn bán hàng
- Tài khoản doanh thu nội bộ: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội bộ trong hóa đơn bán hàng
- Tài khoản chiết khấu: dùng để tự động hạch toán tk chiết khấu trong hóa đơn bán hàng
- Tài khoản giá vốn hàng bán: dùng để tự động hạch toán tk giá vốn trong hóa đơn bán hàng
- Tài khoản hàng bán bị trả lại: dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập hàng bán bị trả lại
- Tài khoản chênh lệch tính giá hàng tồn kho: sử dụng khi tự động định khoản tiền chênh lệch của hàng tồn kho khi tính giá trung bình
- Tài khoản chi phí: dùng để tự động hạch toán tk chi phí trong phiếu xuất sử dụng
- Tài khoản sản phẩm dở dang: sử dụng để thực hiện các tính toán liên quan đến giá thành
- Tài khoản chi phí khuyến mãi: dùng để tự động hạch toán tk chi phí khuyến mãi trong hóa đơn bán hàng.
Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá
Để phân loại vật tư, hàng hoá ta dùng danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá. 3A Accounting có 03 cấp nhóm để thực hiện việc phân nhóm cho các vật tư, hàng hoá. Ví dụ ta có thể phân nhóm 1 theo mục đích sử dụng, phân nhóm 2 theo nước sản xuất, nhóm 3 theo tính chất của hàng hóa vật tư.
Danh mục kho hàng
Một số lưu ý khi khai báo mã kho hàng.
- Loại kho: kho của công ty hay kho đại lý
- Tài khoản hàng gửi bán tại đại lý (trong trường hợp kho là kho đại lý). Tài khoản này sẽ tự động hạch toán là tài khoản vật tư khi nhập xuất hàng hoá nằm trong kho này.
Cập nhật tồn kho đầu kỳ và kết chuyển số tồn kho sang năm sau
Số tồn kho đầu kỳ (số lượng và giá trị) của các mặt hàng ở các kho được cập nhật ở phần vào số tồn kho đầu kỳ.
Người sử dụng chỉ phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ 1 lần khi bắt đầu sử dụng 3A Accounting. Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số tồn kho sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển.
Đối với các vật tư tính tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước thì phải nhập số tồn kho cho từng phiếu nhập ở cập nhật tồn kho nhập trước xuất trước và sau đó chương trình sẽ tự động tính và lưu tổng số tồn kho của từng vật tư ở các phiếu nhập.
Cập nhật số tồn kho đầu kỳ của vật tư hàng hóa tính giá theo phương pháp NTXT
Đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp nhập trước xuất trước ta phải khai báo số tồn đầu (về số lượng và giá trị) của từng phiếu nhập mà chưa xuất hết.
Trường hợp lần đầu tiên sử dụng chương trình, có thể coi toàn bộ số tồn kho đầu kỳ là một phiếu nhập chưa xuất hết và nhập một phiếu đầu kỳ duy nhất.
Sau khi nhập tồn đầu của các phiếu nhập chương trình sẽ tự động cộng dồn và chuyển sang tồn đầu cho các kho và ta không phải nhập tổng số tồn kho (số tổng) nữa.
Kết chuyển số tồn kho cuối năm sang năm sau
Sau khi đã cập nhật xong số liệu của năm trước, ta thực hiện kết chuyển số tồn kho sang năm sau.
Kết chuyển số tồn kho sang đầu năm sau được thực hiện ở menu “Kết chuyển tồn kho sang năm sau”.
Nếu sau khi đã kết chuyển số tồn kho mà ta sửa lại số liệu của năm trước khi kết chuyển có ảnh hưởng đến số tồn kho thì phải thực hiện kết chuyển lại.
Phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho dùng để cập nhật các phiếu nhập thành phẩm từ sản xuất, nhập trả lại các NVL từ sản xuất, nhập khác.
Các phiếu nhập mua được cập nhật ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu nhập điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu nhập điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho.
Một số lưu ý khi cập nhật phiếu nhập kho
- Liên quan đến hạch toán tài khoản nợ (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
- Trong một số trường hợp khi nhập kho có thể sẽ không biết giá mà sẽ nhập theo giá trung bình trong kỳ. Lúc này chỉ việc đánh dấu là phiếu nhập theo giá trung bình và khi tính giá trung bình chương trình sẽ tự động cập nhật giá trung bình cho các phiếu nhập kho này.
- Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu xuất để cập nhật giá cho phiếu nhập (dùng phím F5).
Phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho dùng để cập nhật các phiếu xuất NVL, CCLĐ… cho sản xuất, cho sử dụng và xuất khác.
Xuất bán được cập nhật ở menu hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho tại phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Trong trường hợp điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này. Nếu thực hiện điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất điều chuyển kho.
Trong trường hợp nhập mua và xuất thẳng luôn thì sử dụng màn hình phiếu nhập xuất thẳng ở phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả.
Một số lưu ý khi cập nhật phiếu xuất kho
- Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) và tài khoản nợ thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư và tài khoản chi phí của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình, chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
- Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng phím F5).
Phiếu xuất điều chuyển
Trong trường hợp điều chuyển kho 1 bước thì phiếu xuất điều chuyển được cập nhật ở menu này. Khi này chương trình tự động tạo luôn phiếu nhập kho điều chuyển. Nếu thực hiện điều chuyển kho qua 2 bước thì phiếu xuất điều chuyển cập nhật ở menu phiếu xuất kho.
Một số lưu ý khi cập nhật phiếu xuất điều chuyển:
- Liên quan đến hạch toán tài khoản có (tài khoản vật tư) thì chương trình sẽ tự động hạch toán dựa trên khai báo tài khoản vật tư của mặt hàng trong danh mục hàng hoá, vật tư ở phân hệ kế toán hàng tồn kho.
- Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình sẽ tự động tạo ra một phiếu nhập cho kho nhận và người sử dụng không phải vào phiếu nhập.
- Trong trường hợp điều chuyển kho nội bộ (tài khoản nợ trùng với tài khoản có) thì chương trình sẽ không hạch toán; nếu điều chuyển từ kho nội bộ sang kho đại lý hoặc từ kho đại lý về kho nội bộ thì chương trình sẽ hạch toán cho phiếu xuất và không hạch toán cho phiếu nhập. Tài khoản hàng tồn kho ở đại lý được khai báo trong danh mục kho hàng.
- Trong một số trường hợp đối với các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình nhưng lại xuất theo giá đích danh thì ta phải đánh dấu là phiếu xuất kho theo giá đích danh. Cuối tháng, khi tính giá trung bình chương trình sẽ không cập nhật giá lại giá cho các phiếu xuất này.
- Chương trình còn cho phép tra cứu giá của các phiếu nhập để cập nhật giá cho phiếu xuất (dùng phím F5).
- Phiếu xuất điều chuyển chỉ dùng trong trường hợp điều chuyển vật tư giữa các kho trong nội bộ đơn vị. Trường hợp điều chuyển giữa các kho thuộc 2 đơn vị cơ sở khác nhau thì phải dùng phiếu nhập kho và phiếu xuất kho để cập nhật.
Các lưu ý về tính giá xuất ngay khi lập phiếu xuất
Chương trình cho phép tính và áp giá xuất ngay khi lập phiếu. Để thực hiện được việc này ta phải khai báo ở phần “Khai báo tham số tùy chọn” trong phân hệ hệ thống.
Có một số lưu ý sau khi thực hiện tính và áp giá xuất ngay khi lập phiếu xuất:
- Việc tính ngay giá xuất có thể làm chậm tốc độ khi lưu chứng từ bởi việc lưu chứng từ thêm một bước tính giá trung bình tới ngày chứng từ.
- Giá xuất của một phiếu xuất sẽ không thay đổi nếu như không có sự sửa đổi phiếu xuất này hoặc các phiếu nhập xuất trước và sau đó.
- Giá xuất sẽ không chính xác nữa nếu như có những sửa đổi các chứng từ trước và sau đó.
- Trong một số trường hợp đặc biệt do có khó khăn trong việc phân biệt thứ tự nhập xuất nên khi ta lọc chứng từ ra sửa và lưu lại thì giá có thể bị thay đổi ngay cả khi chúng ta sửa các thông tin không liên quan gì đến số lượng và đơn giá.
- Trong trường giá xuất tức thời chỉ mang ý nghĩa tham khảo, quản trị thì cuối tháng (kỳ) ta có thể tính lại giá xuất cho cả tháng.
Các lưu ý về kiểm tra tồn kho khi lập phiếu xuất
Khi cập nhật phiếu nhập xuất chương trình sẽ tính ngay số tồn kho tức thời.
Trong phần “Khai báo tham số tùy chọn” ta có thể khai báo có/không hiện lên trường tồn kho tức thời trên các màn hình phiếu nhập xuất.
Ngoài ra chương trình cho phép khai báo là có/không kiểm tra việc xuất âm và chỉ cảnh báo/không cho phép xuất kho nếu không đủ số lượng (xuất âm).
Trong một số trường hợp đặc biệt vì một lý do nào đó, ví dụ mất điện đột ngột, thì số tồn kho tức thời có thể bị sai. Khi này ta phải chạy chức năng “Tính lại số lượng tồn kho tức thời” của chương trình.
3A Accounting cho phép quản lý hàng gửi bán tại các đại lý tương tự như hàng tồn tại các kho của công ty - có thể in các báo cáo nhập xuất tồn, thẻ kho...
Mỗi đại lý sẽ coi như là một kho và cũng khai báo trong danh mục kho hàng. Các nhập xuất, điều chuyển kho đại lý cũng thực hiện như đối với kho của đơn vị.
Liên quan đến tài khoản hàng gửi bán (tài khoản 157) người sử dụng có thể theo dõi như là một tài khoản công nợ - có thể in sổ chi tiết công nợ, tổng hợp công nợ của các đại lý...
Tính giá và cập nhật giá hàng tồn kho
3A Accounting cho phép đánh giá hàng tồn kho theo 04 phương pháp khác nhau:
- Giá trung bình tháng,
- Giá trung bình di động (theo ngày),
- Giá đích danh
- Giá nhập trước xuất trước.
Hơn thế nữa, đối với các vật tư khác nhau có thể chọn các phương pháp đánh giá hàng tồn kho khác nhau.
Việc khai báo phương pháp tính giá của các vật tư tính giá được thực hiện ở phần khai báo các thông tin về vật tư.
Dưới đây là các điểm cần lưu ý đối với từng phương pháp tính giá hàng tồn kho.
Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình tháng (kỳ)
Giá xuất kho được tính vào cuối tháng hoặc cuối kỳ (quý, 6 tháng, 1 năm) sau khi ta đã cập nhật xong tất cả các chứng từ đầu vào của các hàng hóa vật tư. Giá này được tính và cập nhật cho các phiếu xuất, cập nhật vào giá vốn của các hoá đơn bán hàng và các phiếu nhập theo giá trung bình.
Chức năng tính giá trung bình được thực hiện ở menu “Tính đơn giá trung bình”. Chương trình cho phép tính giá trung bình di động, trung bình cho một tháng, một quý, 6 tháng hoặc cả năm tuỳ theo lựa chọn của người sử dụng.
Các chi phí nhập mua, các điều chỉnh chỉ liên quan đến giá trị có thể được cập nhật như một bản ghi bình thường (có mã kho, mã vật tư) nhưng số lượng = 0. Chương trình tự động tính các chi phí này vào giá vốn của vật tư, hàng hoá.
Nếu một vật tư tính giá trung bình như xuất ra theo giá đích danh thì phải đánh dấu vào phiếu xuất là xuất theo giá đích danh. Khi tính giá chương trình sẽ không áp giá cho phiếu xuất này và khi tính giá chương trình cũng trừ bớt đầu vào chính bằng phiếu xuất này.
Trong trường hợp một vật tư có thể nằm ở nhiều kho thì có 02 khả năng xác định giá tồn kho: một giá trung bình chung cho toàn công ty (cho tất cả các kho) hoặc mỗi vật tư ở mỗi kho có một giá riêng. Ta có thể lựa chọn một trong 02 khả năng này và khai báo cho chương trình biết trong phần "Tham số tuỳ chọn ".
Trường hợp sử dụng giá trung bình chung cho vật tư ở nhiều kho thì các phiếu nhập điều chuyển theo giá trung bình và các phiếu nhập khác theo giá trung bình sẽ không tham gia vào quá trình tính toán giá. Ngoài ra, chương trình cũng trừ đi về số lượng và giá trị đúng bằng tổng số lượng và giá trị của các phiếu xuất giá đích danh của các vật tư tính giá tồn kho theo phương pháp trung bình tháng.
Nếu sử dụng giá chung thì khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho toàn công ty sẽ không xuất hiện chênh lệch giữa “Giá trị tồn cuối tháng” và “Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình”. Nhưng khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho riêng biệt hoặc một nhóm kho thì có thể xảy ra chênh lệch và giá trị chênh lệch này có thể lớn nhỏ tuỳ theo biến động của giá nhập trong kỳ ở các kho và giá tồn đầu kỳ ở các kho. Vì vậy ta khi lên báo cáo nhập xuất tồn cho một kho hoặc một nhóm kho thì nếu chỉ in về mặt số lượng mà không in về mặt giá trị. Còn các báo cáo riêng về giá trị tồn cuối hoặc tổng nhập hoặc tổng xuất trong kỳ thì có thể cả về số lượng và giá trị. Một phương án khác để xử lý các chênh lệch là ta phải tạo các bút toán bù trừ chênh lệch. Việc này có thể thực hiện tự động bằng chương trình khi ta thực hiện tính giá trung bình.
Khi tính giá trung bình cho từng vật tư ở từng kho thì có xảy ra các chệnh lệch do trong 3A Accounting đơn giá được lưu trữ chỉ có 02 chữ số sau dấu phẩy thập phân. Các chênh lệch này thường rất nhỏ, nhưng cũng có thể lớn nếu như số lượng nhập xuất tồn lớn.
Giá trị chênh lệch = (Giá trị tồn cuối tháng - Số lượng tồn cuối tháng* Đơn giá trung bình) có thể in ra và xử lý tuỳ theo ý của người sử dụng hoặc sẽ do chương trình tự động hạch toán bằng các phiếu xuất vào tài khoản chênh lệch.
Đối với giá trung bình di động thì chương trình tính giá trung bình hàng ngày (trong cùng 1 ngày thì mỗi vật tư đều có một giá chung cho tất cả các phiếu xuất).
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp tính giá trung bình cho từng kho mà có phiếu xuất điều chuyển theo giá trung bình theo 02 chiều từ kho A sang kho B và ngược lại từ kho B sang kho A hoặc từ kho A sang kho B, sau đó sang kho C và lại quay về kho A thì chương trình không tính được giá trung bình của một vật tư ở từng kho. Nhưng nếu chỉ có các điều chuyển một chiều từ kho A sang B rồi sang C... nhưng không có điều chuyển ngược lại về A thì chương trình vẫn tính được giá trung bình của một vật tư cho từng kho.
Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá trung bình di động (theo ngày)
Chương trình cho phép tính giá hàng tồn theo phương pháp trung bình di động theo ngày – mỗi ngày chương trình sẽ tính lại giá trung bình và các phiếu xuất trong ngày có cùng 1 giá xuất.
Cách tính và các lưu ý đều giống như phương pháp giá trung bình tháng (kỳ) và có thể đọc ở mục trên.
Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá nhập trước xuất trước (NTXT)
Giá NTXT được 3A Accounting tính cho các phiếu xuất bằng cách trừ dần từ các phiếu nhập theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Giá NTXT không được tính ngay khi làm phiếu xuất. Giá xuất NTXT chỉ được cập nhật khi ta chạy chức năng “Tính đơn giá NTXT”. Lưu ý là 3A Accounting chỉ đưa ra đơn giá xuất cuối cùng chứ không chỉ ra cho người sử dụng biết là phiếu xuất được xuất từ các phiếu nhập nào.
Chức năng tính giá NTXT được thực hiện ở menu “Tính đơn giá nhập trước xuất trước”.
Trong việc tính giá NTXT thì điều quan trọng là phải xác định phiếu nào trước và phiếu nào là sau. Trình tự trước sau trong 3A Accounting được xác định theo thứ tự ưu tiên như sau:
- Ngày của các phiếu xuất
- Tính giá cho tất cả các phiếu xuất điều chuyển
- Tính giá cho các hoá đơn và các phiếu xuất khác
Trong mỗi bước tính 2 và 3 thì do có nhiều kho khác nhau, nhiều loại chứng từ nhập xuất khác nhau với hệ thống đánh số khác nhau nên các tính toán lại được thực hiện theo ưu tiên sau:
- Số thứ tự ưu tiên của các kho
- Số chứng từ của các phiếu xuất
- Số thứ tự ưu tiên của các phiếu nhập
- Số chứng từ của các phiếu nhập.
Lý do phải xét thứ tự ưu tiên như trên được giải thích như sau:
Phiếu xuất điều chuyển được ưu tiên số 1 vì: Giá của phiếu xuất điều chuyển sẽ là giá nhập của kho đối ứng nên để phải tính trước thì mới tính tiếp cho các phiếu xuất khác. Trong 3A Accounting phiếu nhập điều chuyển có số chứng từ bằng số chứng từ của phiếu xuất điều chuyển vì vậy nó sẽ khác hệ thống đánh số của các phiếu nhập mua và nhập khác. Để giải quyết 02 vấn đề không rõ ràng trên trong 3A Accounting phiếu xuất điều chuyển được xếp ưu tiên số 1.
Trong trường hợp có nhiều kho và có sự điều chuyển giữa các kho thì chương trình không thể nhận biết được chứng từ nào phát sinh trước vì chúng có thể được đánh số theo các hệ thống của từng kho. Để giải quyết vấn đề không rõ ràng này ta phải đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho trong vấn đề điều chuyển. Ví dụ kho trung tâm là ưu tiên số 1, tiếp theo là các kho khác. Việc đánh số thứ tự ưu tiên cho các kho được thực hiện ở phần khai báo “Danh mục kho”.
Có nhiều loại phiếu khác nhau và mỗi phiếu lại có thể có hệ thống đánh số chứng từ khác nhau. Ví dụ hệ thống đánh số hóa đơn khác với hệ thống đánh số của các phiếu xuất kho. Vì vậy để biết phiếu nào là trước hay là sau ta phải có đánh số thứ tự ưu tiên cho các chứng từ vật tư. Số thứ tự ưu tiên do 3A Accounting quy định và có thể xem ở trường Stt_NTXT trong phần khai báo về “Danh mục chứng từ”.
Lưu ý quan trọng:
Trong trường hợp phiếu nhập chi phí mua hàng được tính vào giá vốn thì phải chỉ rõ chi phí này được gán cho phiếu nhập nào để chương trình có thể tính được giá. Các phiếu nhập chi phí này được nhập ở mục phiếu nhập chi phí. Ngoài ra, các phiếu nhập chi phí phải cùng tháng với phiếu nhập mua.
Tính giá hàng tồn kho theo phương pháp giá đích danh
Trong trường hợp này người sử dụng phải tự xác định và tự gõ giá xuất/giá vốn và chương trình không can thiệp gì cả. Chương trình chỉ dựa trên các giá do người sử dụng nhập vào để tính ra giá trị tồn kho.
- Báo cáo hàng nhập
- Báo cáo hàng xuất
- Báo cáo hàng tồn kho
