3AA - Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
24/03/2012 02:38:57 (GMT+7)| Số lần xem: 3280
Các chức năng chính của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu
- Cập nhật các hoá đơn bán hàng, bao gồm hoá đơn bán hàng hoá và hoá đơn bán dịch vụ.
- Cập nhật danh mục giá bán của hàng hoá.
- Cập nhật các phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại.
- Cập nhật các hóa đơn giảm giá, bao gồm giảm giá dịch vụ và giảm giá hàng bán.
- Cập nhật các chứng từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ.
- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra.
- Theo dõi giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng.
- Theo dõi bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng.
- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra.
- Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng.
- Phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho.
Danh mục khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu
Danh mục khách hàng dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388…).
Một số lưu ý khi khai báo danh mục khách hàng, nhà cung cấp
Số tài khoản ngân hàng (dùng để in UNC trên máy và tham khảo)
Có 03 cấp nhóm khách hàng: Nhóm khách 1, nhóm khách 2, nhóm khách 3 để thực hiện phân loại khách hàng khi cần lên các báo cáo theo cấp nhóm.
Chỉ thiết lập mã với những khách hàng thương xuyên giao dịch hoặc những khách hàng chậm thanh toán, còn với những khách hàng ít phát sinh ta có thể mở một mã khách ví dụ như: KLE: khách lẻ để hạch toán nhằm hạn chế việc mở rộng danh mục khách hàng.
Danh mục phân nhóm khách hàng được sử dụng để nhóm các khách hàng lại khi lên báo cáo.
Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh
Danh mục nhân viên và bộ phận kinh doanh dùng để quản lý các nhân viên và bộ phận kinh doanh (bán hàng). Có thể sử dụng danh mục này để quản lý các đại lý bán hàng.
Sử dụng đến danh mục này khi ta muốn lên các báo cáo theo bộ phận, nhân viên bán hàng hoặc đại lý bán hàng.
Các tài khoản thuế được khai báo để thực hiện tự động hoá việc hạch toán khi nhập các hoá đơn bán hàng, phiếu nhập hàng bán bị trả lại.
Danh mục giá bán chỉ dùng để hỗ trợ việc cập nhật giá bán hàng hoá. Người sử dụng có quyền sửa đổi giá bán cho từng hoá đơn.
Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ và kết chuyển số dư công nợ sang năm sau
Kết chuyển số dư công nợ cuối kỳ sang năm sau
Số dư công nợ được kết chuyển sang năm sau được thực hiện trong phân hệ kế toán tổng hợp.
Cập nhật chứng từ đầu vào
Cập nhật hoá đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho
Nếu xuất hoá đơn không liên quan đến hàng hoá vật tư thì người sử dụng không dùng đến chứng từ ngày mà sẽ sử dụng “Hoá đơn bán hàng dịch vụ”.
Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng trả lại hàng thì số liệu được nhập tại Phiếu nhập hàng bán bị trả lại. Chương trình cho phép tra cứu lại hoá đơn đã xuất bán ra trước đó.
Lúc này, trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp.
Các thông tin liên quan đến phiếu nhập hàng bán bị trả lại cũng như cách thức nhập chứng từ này tương tự như nhập hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho.
Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các tài khoản doanh thu.
Hạch toán trên phiếu nhập dịch vụ bị trả lại tương tự như trên hoá đơn dịch vụ.Dịch vụ đã bán bị trả lại được nhập tại menu "Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Phiếu nhập dịch vụ bị trả lại".
Trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp.
Trường hợp hóa đơn xuất cho khách hàng ghi số tiền lớn hơn số tiền hàng hóa, dịch vụ thực giao và đơn vị mua hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh thì chứng từ này cũng được cập nhật tại menu này.
Liên quan đến thuế GTGT đầu ra (nếu có) thì trên bảng kê thuế GTGT đầu ra sẽ ghi âm doanh số và ghi âm số tiền thuế GTGT phải nộp. Số hóa đơn là số hóa đơn do đơn vị giảm giá xuất ra, còn trên cột ghi chú sẽ ghi số hóa đơn mà đơn vị đã xuất ra trước đó cho người mua. Thông tin trên cột ghi chú sẽ được chuyển vào cột ghi chú của bảng kê hóa đơn đầu ra.
Loại chứng từ này được dùng để cập nhật các chứng từ phát sinh một số trường hợp sau:
- Điều chỉnh tăng các khoản công nợ, các khoản phải thu khác ngoài việc bán hàng hóa, dịch vụ thông thường (sử dụng loại chứng từ = 1 - Ghi tăng công nợ).
- Điều chỉnh giảm các khoản nợ nhỏ do chênh lệch khi thanh toán, xóa nợ cho khách hàng (sử dụng loại chứng từ = 2 - Ghi giảm công nợ chi tiết theo hóa đơn, hoặc loại hóa đơn = 3 - Ghi giảm công nợ không chi tiết theo hóa đơn).
- Cập nhật các bút toán xử lý giữa công nợ tạm ứng trước tiền hàng của khách hàng và công nợ bán hàng phải thu của khách hàng.
- Cập nhật bút toán bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng.
- Các trường hợp điều chỉnh khác…
Chứng từ bù trừ công nợ được dùng để cập nhật các phát sinh bù trừ công nợ 2 khách hàng hoặc giữa 1 khách hàng và 1 nhà cung cấp.
Trong trường hợp bù trừ công nợ giữa 2 tài khoản nhưng cùng 1 khách hàng thì có thể cập nhật ở phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ.
Cùng với việc đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối kỳ theo tài khoản và khách hàng bên phân hệ kế toán tổng hợp thì việc đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn được thực hiện nhằm điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn ngoại tệ khi qui về đồng tiền hạch toán trong các báo cáo công nợ theo hóa đơn. Lưu ý: việc thực hiện chức năng này không làm ảnh hưởng đến số liệu trên sổ cái mà chỉ làm đánh giá lại số tiền quy đổi ra đồng tiền hạch toán của các hóa đơn vào cuối kỳ.
Một số vấn đề liên quan đến quản lý bán hàng
Cập nhật giá vốn hàng bán
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp đích danh thì người sử dụng phải tự gõ giá vốn. Chương trình cho phép chọn phiếu nhập để thực hiện xuất hàng theo phiếu nhập.
Đối với các mặt hàng tính giá vốn theo phương pháp giá trung bình tháng, trung bình di động hoặc giá nhập trước xuất trước thì giá vốn được tính vào cuối tháng và chương trình sẽ tự động cập nhật vào các phiếu xuất bán.
Theo dõi bán hàng trong trường hợp xuất hoá đơn vào cuối kỳ
Trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp xuất hàng cho khách trong kỳ nhưng xuất hoá đơn vào cuối kỳ. Lúc này, khi xuất kho trong kỳ mà chưa xuất hoá đơn ta làm phiếu xuất điều chuyển từ kho công ty sang kho đại lý (xem khách hàng là 1 đại lý). Khi xuất hoá đơn cho khách hàng thì làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho đại lý hoặc làm phiếu xuất điều chuyển lại từ kho đại lý về kho công ty, sau đó làm hoá đơn bán hàng xuất từ kho công ty.
Trường hợp tạm ứng trước tiền của khách hàng thì ta cũng nhập như một phiếu thu bình thường ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Trường hợp phát sinh liên quan đến ngoại tệ, tỷ giá giao dịch, tỷ giá ghi sổ, chênh lệnh tỷ giá thì phải hạch toán tạm ứng trước tiền hàng qua tài khoản trung gian – công nợ ứng trước tiền hàng của khách và sau đó thực hiện hạch toán từ tài khoản công nợ ứng trước tiền hàng của khách với tài khoản công nợ phải thu về bán hàng ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”.
Theo dõi công nợ chi tiết theo hoá đơn và thời hạn thanh toán
Chương trình cho phép theo dõi công nợ phải thu của từng hoá đơn cũng như thời hạn thu tiền của từng hoá đơn. Dưới đây sẽ trình bày các lưu ý liên quan đến vấn đề này.
Lưu ý về cập nhật các hóa đơn để có thể theo dõi thanh toán chi tiết cho hóa đơn
Khi bắt đầu sử dụng chương trình thì số tiền đầu kỳ còn phải thu của từng hoá đơn bán hàng và hạn thu tiền được cập nhật ở menu “Vào số dư đầu kỳ của các hoá đơn”.
Để chỉ rõ hạn thu tiền cho các hóa đơn, khi cập nhập các hoá đơn ta phải điền số ngày đến hạn thu tiền, ngày này được tính kể từ ngày lập hoá đơn. Ta có thể khai báo hạn thanh toán ngầm định cho từng khách hàng trong danh mục khách hàng. Chương trình sẽ hỗ trợ tự đông mang ra khi lập hóa đơn. Có thể sửa đổi hạn thanh toán ngầm định này cho từng hoá đơn cụ thể.
Đối với mỗi hoá đơn chỉ có thể theo dõi được 01 hạn thanh toán. Chương trình sẽ hiểu số tiền phải thu vào ngày phải thu là toàn bộ số tiền trên hoá đơn. Nếu chỉ muốn theo dõi thu tiền cho từng hoá đơn mà không cần theo dõi hạn thu tiền thì không phải gõ thời hạn thanh toán.
Phiếu thu tiền của khách hàng được cập nhật ở phân hệ “Kế toán vốn bằng tiền”.
Khi nhập phiếu thu tiền của khách hàng ta có thể chỉ rõ cho từng hóa đơn, sử dụng loại phiếu thu mã giao dịch 1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn.
Trường hợp thu tiền chưa chỉ rõ được ngay hóa đơn nào, chương trình cho phép thực hiện phân bổ số tiền thu được cho các hóa đơn ở menu “Phân bổ thu tiền hàng cho các hoá đơn”. Chương trình còn cho phép phân bổ ngay tại phiếu thu có trường loại phiếu thu 2 “2- thu của khách hàng” bằng cách kích vào nút số HĐ để phân bổ.
Chương trình cho phép theo dõi số tiền phải thu theo nguyên tệ ghi trên hoá đơn bán hàng. Nếu loại tiền khi thu tiền khác với loại tiền ghi trên hoá đơn thì chương trình sẽ tự động hỏi số tiền quy đổi ra loại tiền ghi trên hoá đơn.
Khi lập phiếu thu ta chọn loại phiếu thu bằng 7: “7 – Người mua trả tiền trước”.
Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán chung vào tài khoản công nợ phải thu của khách hàng thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta thực hiện phân bổ số tiền đã tạm ứng của khách cho hóa đơn xuất ra.
Nếu tiền ứng trước của khách hàng hạch toán vào một tài khoản riêng, ví dụ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng, thì sau khi đã xuất hóa đơn cho khách hàng ta sử dụng “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ” để hạch toán “Ghi nợ tài khoản công nợ ứng trước của khách hàng/Ghi có tài khoản công nợ phải thu”.
Trong trường hợp tiền ứng trước liên quan đến ngoại tệ và phải xử lý chênh lệch tỷ giá thì khi ứng trước phải hạch toán qua tài khoản công nợ ứng trước và tiếp theo xử lý số liệu như ở mục ngay trên.
Xử lý các trường hợp điều chỉnh số tiền phải thu của các hóa đơn
Dưới đây sẽ trình bày phương án xử lý các trường hợp đặc biệt liên quan đến theo dõi thanh toán chi tiết theo hóa đơn.
Điều chỉnh giảm công nợ phải thu
Vì lý do nào đó ta thực hiện điều chỉnh giảm số tiền công nợ phải thu của hóa đơn, ví dụ xóa khoản công nợ nhỏ, thì cập nhật thông tin này ở menu “Phiếu ghi nợ, ghi có tài khoản công nợ”. Chọn loại chứng từ bằng 1: “2 – Ghi có chi tiết theo hóa đơn” để hạch toán giảm công nợ và chỉ rõ cho hóa đơn nào.
Điều chỉnh giảm công nợ phải thu bằng bù trừ công nợ
Trong trường hợp ta hạch toán giảm trừ công nợ thông qua “Bút toán bù trừ công nợ” hoặc một chứng từ nào đó mà không thể phân bổ trực tiếp được số tiền giảm trừ cho hóa đơn thì sau khi nhập số liệu hạch toán giảm công nợ và chuyển vào sổ cái thì ta vào menu “Điều chỉnh công nợ phải thu của hóa đơn” ta nhập số tiền giảm trừ. Số tiền điều chỉnh này sẽ không hạch toán vào sổ cái. Tiếp theo vào menu “Phân bổ thu tiền hàng cho hóa đơn” để phân bổ số tiền giảm trừ.
Theo dõi các khoản phải thu khác chi tiết giống như hóa đơn
Chương trình cho phép theo dõi các khoản phải thu chi tiết cho từng khoản giống như hóa đơn. Dưới đây là hướng dẫn việc cập nhật số liệu cho các trường hợp này.
Theo dõi các khoản tạm ứng
Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản/lần tạm ứng thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.
Khi thu lại tiền hoàn ứng thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi tạm ứng để chỉ rõ là thu tiền hoàn ứng của phiếu chi nào.
Hoặc khi làm thanh toán tạm ứng ta chọn nút “Số PC” để chọn phiếu chi liên quan đến thanh toán tạm ứng.
Theo dõi các khoản cho vay bằng tiền
Để theo dõi việc thanh toán của từng khoản vay bằng tiền thì khi nhập phiếu chi ta chọn loại phiếu chi bằng “4 – Chi tạm ứng, cho vay”.
Khi nhận lại tiền trả vay ta chọn loại phiếu thu bằng 1 (“1 – Thu tiền chi tiết theo hóa đơn”) thì chương trình sẽ hiện lên các phiếu chi cho vay để ta chỉ rõ là thu tiền của phiếu chi nào.
- Báo cáo bán hàng
- Báo cáo công nợ
- Báo cáo theo hoá đơn
- Báo cáo theo hợp đồng
Áp dụng trong trường hợp người sử dụng theo dõi thực hiện hợp đồng bán hàng hoá vật tư, không dùng cho việc theo dõi thực hiến bán hoá là dịch vụ.
Việc cập nhật hợp đồng, đơn hàng được thực hiện giống như việc cập nhật hóa đơn bán hàng.
Ngoài các thông tin về giống như trên hóa đơn bán hàng trên hợp đồng còn có thêm các thông tin như:
Cập nhật số liệu liên quan đến hợp đồng, đơn hàng
Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến hợp đồng đơn hàng như hoá đơn hàng hàng, chi phí bán hàng, thu tiền bán hàng… ta phải chỉ rõ số hợp đồng, đơn hàng liên quan đến các phát sinh đó.
Việc khai báo thêm trường số hợp đồng để cập nhật trên các màn hình cập nhật chứng từ thực hiện ở phần khai báo các màn hình cập nhật chứng từ.
.jpg)
