3AA - Các thao tác chung

Hệ thống tổ chức menu trong 3A Accounting

Hệ thống menu trong 3A Accounting được tổ chức dưới dạng phân nhánh như sau.

Các phím chức năng

Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng. Mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định. Trong chương trình đã cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình.

• F1 - Trợ giúp
• F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)
• F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)
• F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong Phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình.
• F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm
• - Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp
• - Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.
• F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo
• F6 - Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển
• Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển
• F7 - In
• F8 - Xoá một bản ghi
• F9 - Máy tính
• F10 - Chọn một chức năng tuỳ chọn. Ví dụ khi xem số liệu báo cáo ta muốn thay đổi các kiểu xem số liệu…
• Esc - Thoát
• Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…
• Ctrl + U - Không chọn tất cả
• Ctrl + F - Tự động lấy trường thông tin mà con trỏ đang đứng vào ô “Tìm kiếm”.

Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

Trong 3A Accounting bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.

Màn hình cập nhật chứng từ được thiết kế gồm 5 phần như sau:

Phần 1 – Danh sách các chứng từ được lọc sẵn

Phần 2 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền hạch toán...

Phần 3 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.

Phần 4 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán...

Phần 5 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như xem / sửa / xoá / tạo mới/ copy, tìm,...

Dưới đây là ví dụ về màn hình cập nhật một phiếu nhập mua hàng:

Tuỳ thuộc vào từng loại chứng từ mà các thông tin về chúng sẽ khác nhau.

Để tăng sự tiện lợi cho người sử dụng 3A Accounting cung cấp một loạt các tiện ích sau:

Dùng các phím Page Up, Page Down để xem các chứng từ trước hoặc sau chứng từ hiện thời.

Chọn nút <<Xem>> trên màn hình cập nhật để xem toàn bộ các chứng từ đã cập nhật trong lần cập nhật hiện thời. Trong khi xem có thể dịch con trỏ để tìm bản ghi cần thiết. Sau khi thoát ra khỏi màn hình xem thì bản ghi hiện thời sẽ hiện trên màn hình cập nhật chứng từ.

Để tìm nhanh một khách hàng, một vật tư... trong khi cập nhật chứng từ ta có thể thực hiện bằng cách đơn giản nhất là gõ một tên bất kỳ trong đoạn mã hoặc địa chỉ của khách hàng đó chương trình sẽ hiện lên hết các khách hàng có thông tin gần giống nhau để ta chọn (Khả năng tìm kiếm thông minh). Ví dụ có rất nhiều công ty có từ “đô” thì ta chỉ việc gõ từ "đô" chương trình sẽ tìm tất cả các khách hàng mà tên có từ “đô”.

Trong khi cập nhật chứng từ có thể thực hiện các thao tác thêm, sửa, xoá các danh điểm trong danh mục.

Có thể lựa chọn trạng thái chuyển chứng từ vào sổ sách kế toán trước khi lưu. Chương trình hiện tại có 3 trạng thái để lựa chọn: 0 - Không chuyển, 1 - Chuyển vào sổ kho (các chứng từ liên quan đến vật tư), 2 - Chuyển vào sổ cái (bao gồm cả chuyển vào sổ kho). Chương trình luôn mặc định ở trạng thái 2 - Chuyển vào sổ cái.

Để chọn loại ngoại tệ giao dịch cần thiết ta chọn nút <<Chọn ngoại tệ>>.

Để xem phiếu nhập trong khi đang vào phiếu xuất ta dùng phím F5 hoặc xem các hoá đơn khi vào các phiếu nhập hàng bán bị trả lại.

Trong khi nhập chứng từ nếu cần xem một báo cáo nào đó ta có thể kích chuột vào nút xem báo cáo và chọn báo cáo cần thiết để xem.

Chức năng lọc tìm chứng từ đa dạng, theo nhiều trường thông tin khác nhau (bao gồm cả thông tin các trường tự do). Ngoài ra chương trình còn cho phép người dùng lọc tìm chứng từ theo các điều kiện chi tiết và nâng cao hơn như tìm theo các hàm: if, and, or, empty, not…

Chức năng chọn khoản thời gian nhập liệu, xem các chứng từ bị xóa trước đó, xem thông tin người cập nhật chứng từ, thời gian cập nhật, người sửa chứng từ sau cùng, thời gian sửa, sổ cái, sổ kho, bảng kê thuế đầu vào, đầu ra…

Trong khi nhập chứng từ nếu cần chuyển sang nhập chứng từ loại khác ta có thể kích chuột phải và chọn loại chứng từ cần thiết để nhập.

Về việc tự động đánh số chứng từ trong 3A Accounting

3A Accounting cho phép tuỳ chọn đánh số chứng từ tự động theo 2 cách.

Cách 1: Số chứng từ tự động tăng theo mã chứng từ (mỗi mã chứng từ tương ứng với một màn hình nhập liệu).

Cách 2: Số chứng tự tự động tăng theo mã quyển chứng từ.

Về việc kiểm tra số chứng từ trùng trong 3A Accounting

Trong 3A Accounting khi lưu chứng từ chương trình sẽ kiểm tra số chứng từ trùng đối với từng loại chứng từ trong cùng 1 năm. Khi xảy ra hiện tượng trùng số chứng từ chương trình sẽ cảnh báo và tuỳ theo việc khai báo trong danh mục chứng từ là cho phép hay không cho phép trùng số chứng từ chương trình sẽ cho phép lưu hay không được lưu chứng từ mới nhập. Trường hợp khai báo không cho phép trùng số chứng từ thì chương trình sẽ tự động tăng số chứng từ lên.

Về việc lựa chọn mã đồng tiền hạch toán và mã ngoại tệ giao dịch

Trong 3A Accounting các giao dịch liên quan đến ngoại tệ và các giao dịch chỉ liên quan đến đồng tiền hạch toán (Việt nam đồng hoặc một ngoại tệ nào đó) được cập nhật trên cùng một màn hình.

Mã ngoại tệ ngầm định của từng màn hình nhập chứng từ được khai báo trong danh mục chứng từ.

Khi nhập mới một chứng từ chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ của giao dịch trước đó. Nếu trước đó chưa có giao dịch nào thì chương trình sẽ lựa chọn mã ngoại tệ ngầm định là mã ngoại tệ ngầm định khai báo trong danh mục chứng từ.

Việc lựa chọn mã ngoại tệ giao dịch được thực hiện ở nút chọn mã ngoại tệ trên màn hình cập nhật chứng từ.

Các lưu ý liên quan đến tính toán số lượng, đơn giá và thành tiền

Về nguyên tắc chung thì ta luôn có đẳng thức: Tiền = Số lượng * Đơn giá.

và giá trị tiền được chương trình tự động tính sau khi người sử dụng cập nhật số lượng và đơn giá. Chương trình không cho phép người sử dụng cập nhật vào trường tiền. Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt do đơn giá quá lẻ và chương trình lại không lưu đủ số chữ số sau dấu phẩy thập phân nên có thể xảy ra là số tiền được tính khác với số tiền trên thực tế. Để giải quyết vấn đề này ta phải gõ giá trị bằng 0 (không) vào trường đơn giá và gõ số tiền cần thiết vào trường tiền.

Khi vào các phiếu nhập xuất nếu ta sử dụng giá khác với giá chuẩn, ví dụ xuất với giá đích danh cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta đánh dấu vào nút “Xuất giá đích danh cho vật tư tính giá trung bình” hoặc nhập với giá trung bình cho trường hợp vật tư tính giá trung bình thì ta dùng nút “Nhập theo giá TB cho VT tính giá TB”.

Các lưu ý liên quan đến định khoản các chứng từ vật tư, hàng hoá

Khi nhập các chứng từ vật tư hàng hoá chương trình sẽ tự động hạch toán một số định khoản hoặc một vế của một số cặp định khoản.

Việc tự động định khoản được thực hiện dựa trên các khai báo trước của người sử dụng cho từng mặt hàng. Các khai báo này bao gồm: tài khoản hàng tồn kho, tài khoản giá vốn, tài khoản doanh thu, tài khoản hàng bán bị trả. Khi nhập chứng từ người sử dụng chỉ việc hạch toán phần tài khoản đối ứng còn các tài khoản khác thì chương trình tự động lấy từ danh mục vật tư ứng với vật tư được nhập trong chứng từ. Trong trường hợp 1 vật tư có thể hạch toán vào nhiều tài khoản chi tiết khác nhau thì khi khai báo tài khoản liên quan đến vật tư đó trong danh danh mục vật tư ta phải khai báo là tài khoản tổng hợp. Khi này, khi nhập chứng từ chương trình sẽ cho phép lựa chọn tài khoản chi tiết cần thiết cho từng trường hợp hạch toán cụ thể.

Các thao tác chung khi lên báo cáo

Trong chương trình các thao tác để lên các báo cáo đều thống nhất. Dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này.

Quy trình thực hiện lên báo cáo

Chọn chức năng báo cáo tương ứng với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Ví dụ: Báo cáo bán hàng. Chương trình sẽ hiện lên danh sách các báo cáo liên quan đến phân hệ bán hàng.

Chọn báo cáo cần thiết. Ví dụ: Báo cáo bán hàng chi tiết theo mặt hàng.

Vào điều kiện lọc số liệu để lên báo cáo. Ví dụ: từ ngày 01/01/2005 đến ngày 31/01/2005,…

Sau khi tính toán xong chương trình sẽ hiện lên kết quả dưới dạng bảng số liệu.

Ta có thể dùng các phím, con trỏ để di chuyển xem các thông tin cần thiết hoặc dùng các phím Ctrl + F (hoặc Ctrl + G) để tra tìm kiếm thông tin.

Trong đa số các báo cáo chương trình sẽ cho phép thay đổi các kiểu xem, ví dụ như sắp xếp các dòng theo mã hoặc theo tên hoặc theo giá trị hoặc nhóm các vật tư, khách hàng theo các tiêu chí khác nhau,... Để làm việc này ta dùng phím F10 để lựa chọn kiểu xem. Chương trình sẽ hiện lên các lựa chọn để ta chọn kiểu xem cần thiết. Ta có thể thay đổi các kiểu xem khác nhau. Nếu muốn xem theo một kiểu khác ta lại chỉ việc dùng phím F10 một lần nữa.

Nếu ta cần in số liệu hoặc kết xuất ra các tệp dữ liệu dạng EXCEL hoặc DBF thì dùng phím F7. Chương trình hiện lên màn hình để ta chọn mẫu báo cáo và đầu ra (máy in hay tệp dữ liệu).

Đặc biệt chương trình cho phép sắp xếp thứ tự các cột báo cáo, thay đổi độ rộng của các cột hoặc dấu các cột số liệu để có thể lên một báo cáo nhanh theo yêu cầu.

Nếu ta muốn in lại hoặc thay đổi đầu ra thì ta lại dùng phím F7 một lần nữa.

Nếu muốn sửa mẫu báo cáo thì sau khi nhấn F7, ta chọn nút “Sửa mẫu” và xác định mẫu cần sửa. 

Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

Khi xem báo cáo nếu ta muốn thay đổi trật tự sắp xếp của các cột hoặc thay đổi độ rộng của các cột hoặc muốn dấu bớt đi một số cột nào đó giống như trong EXCEL thì ta thực hiện các thao tác như di chuyển cột, thay đổi độ rộng của cột, che cột và sau đó ấn F7 để in và chọn chức năng “Báo cáo nhanh”. Khi này chương trình sẽ đưa ra mẫu in giống như ta sắp xếp.

Trong các báo cáo tổng hợp ta có thể xem các chi tiết phát sinh liên quan bằng cách dùng phím F5 - Chi tiết.

Khi xem các chi tiết phát sinh ta có thể xem trực tiếp chứng từ gốc liên quan bằng nhiều cách như: kích vào nút “Sửa chứng từ” trên thanh công cụ, kích đúp vào phát sinh chi tiết đó hoặc nhấn Ctrl + Enter.

Chương trình cho phép lọc tìm chứng từ theo nhiều điều kiện lọc chi tiết khác nhau thông qua nút “Lọc chi tiết” trên thanh công cụ.

Khi in báo cáo ta có thể chọn ngôn ngữ in báo cáo: bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh.

Khi in báo cáo ta có thể chọn in báo cáo theo mẫu báo cáo chỉ có cột thông tin về đồng tiền hạch toán (VNĐ) hoặc theo mẫu báo cáo có các cột thông tin về tiền nguyên tệ, tỷ giá hạch toán và tiền VNĐ.

Đổi mã và ghép mã các danh điểm trong các danh mục từ điển

Trong một số trường hợp sẽ có nhu cầu đổi mã một danh điểm thành một mã khác cho đúng hoặc cho thống nhất.

Trong một số trường hợp khác thì do nhầm lẫn nên có thể xảy ra khả năng là một danh điểm có tới 2 mã. Khi này thì sẽ có nhu cầu ghép 2 mã thành một mã hoặc là đổi một mã thành mã khác.

Chương trình 3A Accounting cho phép đổi và ghép mã các danh điểm. Việc này được thực hiện ở phần cập nhật danh mục từ điển tương ứng thông qua chức năng F6 - đổi mã. Khi đổi hoặc ghép mã chương trình sẽ tự động tìm kiếm mã hiện thời trong tất cả các dữ liệu và đổi thành mã cần thiết.

Lưu ý: riêng danh mục tài khoản thì chương trình không cho phép ghép mã mà chỉ cho phép đổi một mã cũ thành một mã mới chưa có trong danh mục tài khoản hiện tại, nếu khách hàng muốn ghép tài khoản thì liên hệ trực tiếp với kỹ thuật viên bảo hành của 3A để được tư vấn cụ thể.