3AA - Phân hệ kế toán tổng hợp
09/03/2012 15:06:17 (GMT+7)| Số lần xem: 4116
Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh. Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác.
.jpg)
Khai báo các danh mục từ điển
Hệ thống tài khoản là xương sống của toàn bộ hệ thống kế toán. Hầu hết mọi thông tin kế toán đều được phản ánh trên các tài khoản. Vì vậy việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý và khai thác thông tin tiếp theo. Điều này càng đúng trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Cập nhật số dư đầu kỳ và kết chuyển số dư cuối năm
Vào số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản
Khi mới bắt đầu sử dụng chương trình ta nhập số dư đầu kỳ và đầu năm của các tài khoản. Nếu ngày đầu kỳ trùng ngày đầu năm thì chỉ việc vào số dư đầu kỳ.
Kết chuyển số dư của các tài khoản, công nợ sang đầu năm sau
Sau khi đã cập nhật xong số liệu và lên báo cáo sổ sách đúng của năm trước thì ta thực hiện kết chuyển số dư các tài khoản sang năm tiếp theo.
Cập nhật chứng từ đầu vào
Cập nhật phiếu kế toán
Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ... Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán.
.jpg)
Tạo các bút toán phân bổ tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:
- Phân bổ các tài khoản chi phí nguyên vật liệu và lương nhân công trực tiếp (tk 621, 622) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào.
- Phân bổ tài khoản chi chí sản xuất chung (tk 627) vào các tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang (tk 154).
- Phân bổ tài khoản chi phí bán hàng và tài khoản chi phí quản lý (tk 641, 642) vào tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh (tk 911) theo các loại hình kinh doanh khác nhau (trong trường hợp tài khoản kết quả sản xuất kinh doanh chia nhỏ ra thành các tiểu khoản là các loại hình kinh doanh khác nhau, còn các tài khoản chi phí bán hàng và chi phí quản lý thì hạch toán chung không phân biệt loại hình kinh doanh).
- Và một số trường hợp phân bổ khác
Khai báo các bút toán phân bổ tự động
Phần thông tin chung:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Stt bút toán
|
Trình tự thực hiện các bút toán phân bổ trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán phần bổ cùng 1 lúc.
|
|
Tên bút toán
|
Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
|
|
Tài khoản ghi có
|
Tài khoản sẽ phân bổ đi.
Trong trường hợp tài khoản phân bổ đi có nhiều tiểu khoản và các tiểu khoản này khi phân bổ có cùng một tiêu thức phân bổ thì có thể khai báo tài khoản sẽ phân bổ đi là tài khoản tổng hợp.
|
Phần thông tin chi tiết:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Tài khoản ghi nợ
|
Tài khoản sẽ nhận phân bổ. Tài khoản này phải là tài khoản chi tiết.
|
|
Mã vụ việc
|
Sử dụng trong trường hợp phân bổ được chi tiết hoá cho từng vụ việc.
Trong trường hợp này các phát sinh đã chỉ rõ ra cho vụ việc nào sẽ được kết chuyển theo vụ việc đó. Chỉ có các phát sinh chưa rõ cho vụ việc nào mới được phân bổ cho các vụ việc.
|
|
Mã bộ phận hạch toán
|
Sử dụng trong trường hợp phải chỉ rõ tài khoản liên quan đến bộ phận hạch toán nào.
|
|
Tk nợ/Tk có 1, 2, 3
|
Cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số phân bổ.
|
Tính hệ số phân bổ tự động
Hệ số phân bổ có thể do người dùng tự nhập hoặc được tính bởi chương trình.
Trong trường hợp được tính bởi chương trình thì phải khai báo cách tính. Ví dụ: dựa vào số phát sinh nợ/có của 1 hoặc 1 cặp tài khoản nào đó hoặc nhiều (không nhiều hơn 3) cặp tk cộng lại. Trong trường hợp hệ số được tính theo đặc thù thì phải sửa chương trình tính hệ số theo yêu cầu của từng khách hàng cụ thể.
Tạo bút toán phân bổ tự động
Khi tạo bút toán phân bổ tự động ta phải khai báo thêm các thông tin sau:
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Số chứng từ
|
Số của chứng từ của bút toán phân bổ tự động
|
|
Số tiền phân bổ
|
Trong trường hợp ta không phân bổ hết toàn bộ số tiền phát sinh mà chỉ phân bổ một phần tiền phát sinh thì khi thực hiện bút toán phân bổ phải nhập số tiền cần phân bổ.
Nếu ta không khai báo số tiền sẽ phân bổ thì khi tạo bút toán phân bổ 3A Accounting sẽ tính số tiền cần phải phân bổ bằng tổng phát sinh - tổng số giảm trong kỳ và tiếp theo sẽ phân bổ số tiền này theo tiêu thức được lựa chọn.
Lưu ý: nếu ta khai báo số tiền phân bổ thì phải khai báo thêm là bút toán phân bổ liên quan đến đơn vị cơ sở nào (trong trường hợp quản lý nhiều đơn vị cơ sở).
|
|
Mã đơn vị cơ sở
|
Khai báo trong trường hợp phân bổ không hết toàn bộ số phát sinh mà chỉ phân bổ một số tiền nhất định khai báo ở trên.
|
|
Hệ số phân bổ
|
Hệ số phân bổ cho từng tài khoản nhận phân bổ.
Khi khai báo các hệ số ta không bắt buộc khai báo hệ số theo tỷ lệ phần trăm mà có thể khai báo theo số trước khi ta tính ra tỷ lệ % và chương trình sẽ tự động tính tỷ lệ % cần thiết để thực hiện phân bổ.
Trong trường hợp hệ số phân bổ được tính dựa trên số phát sinh của 1 hoặc nhiều tài khoản / cặp tài khoản thì ta có thể sử dụng chương trình tính hệ số phân bổ.
|
Chương trình cho phép xoá các bút toán đã phân bổ, tạo lại các bút toán đã phân bổ khi có các sửa đổi và in các bút toán phân bổ.
Trước khi tạo bút toán ta phải đánh dấu các bút toán cần tạo. Chương trình cho phép tạo nhiều bút toán cùng một lúc.
Tạo các bút toán kết chuyển tự động
Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:
- Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh
- Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh
- Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh
- Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh
- Kết chuyển khác…
Để tiện dụng 3A Accounting cho phép các khả năng khai báo sau:
- Khai báo kết chuyển từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.
- Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết. Khi này 3A Accounting sẽ kết chuyển cho từng tài khoản chi tiết “chuyển” sang tài khoản “nhận”.
- Khai báo kết chuyển từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác. Khi này 3A Accounting sẽ kết chuyển tương ứng cho từng cặp tài khoản chi tiết “chuyển - nhận” có “đuôi” tiểu khoản giống nhau.
Khai báo các bút toán kết chuyển tự động
|
Thông tin
|
Ghi chú
|
|
Stt
|
Trình tự thực hiện các bút toán kết chuyển trong trường hợp chương trình tự động thực hiện nhiều bút toán kết chuyển cùng 1 lúc.
|
|
Tên bút toán
|
Tên bút toán sẽ được lưu trong phần diễn giải nội dung phát sinh.
|
|
Tài khoản ghi nợ
|
Tài khoản sẽ hạch toán ghi nợ trong cặp bút toán k/c
|
|
Tài khoản ghi có
|
Tài khoản sẽ hạch toán ghi có trong cặp bút toán k/c
|
|
Loại kết chuyển
|
1 – K/c từ tài khoản ghi có sang tài khoản ghi nợ: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi có và k/c sang tk ghi nợ.
2 – K/c từ tài khoản ghi nợ sang tài khoản ghi có: chương trình sẽ tính tổng ps có trừ đi tổng ps nợ của tk ghi nợ và k/c sang tk ghi có.
3 – Tự động: chương trình sẽ tính tổng ps nợ trừ đi tổng ps có của tk ghi nợ và nếu hiệu số là dương thì tạo bút toán kết chuyển: ghi có của “tk ghi nợ” và ghi nợ của “tk ghi có” và ngược lại.
|
|
Kết chuyển theo vụ việc
|
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng vụ việc
|
|
Kết chuyển theo bộ phận hạch toán
|
Sử dụng trong trường hợp cần kết chuyển chi tiết theo từng bộ phận hạch toán
|
|
Kết chuyển theo sản phẩm
|
Sử dụng trong trường hợp tính giá thành theo sản phẩm
|
|
Chỉ kết chuyển phát sinh có mã vụ việc, sản phẩm, bộ phận hạch toán.
|
0 – Không; 1 – Có
Chỉ kết chuyển các phát sinh có mã vụ việc, mã sản phẩm, mã bộ phận hạch toán, còn các phát sinh khác không kết chuyển mà để sẽ phân bổ sau.
|
Tạo bút toán kết chuyển tự động
Khi tạo bút toán kết chuyển tự động ta phải khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển.
Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ
Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ.
Đối với các tài khoản là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khách hàng/đối tượng công nợ.
Các báo cáo theo hình thức nhật ký chung Sổ nhật ký chung
- Sổ nhật ký thu tiền
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
- Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
- Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
Các báo cáo theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Bảng tổng hợp chứng từ / Sổ chi tiết
- Bảng kê chứng từ của một tài khoản kiêm chứng từ ghi sổ
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ cái của một tài khoản
- Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
- Sổ chi tiết của một tài khoản.
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
- Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
- Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
Sổ kế toán theo hình thức nhật ký chứng từ Nhật ký chứng từ số 1 – 10
- Bảng kê số 1 - 11
- Các bảng phân bổ chi phí
- Sổ cái của một tài khoản
- Sổ cái tài khoản (lên cho tất cả các tài khoản)
- Sổ chi tiết của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T (lên cho tất cả các tài khoản)
- Bảng cân đối số phát sinh của các tài khoản
- Bảng số dư cuối kỳ của các tài khoản
- Bảng số dư đầu kỳ của các tài khoản.
Sổ kế toán dùng chung cho các hình thức
- Sổ chi tiết tài khoản
- Sổ quỹ tiền mặt
- Sổ tiền gởi ngân hàng
- Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt
- Sổ chi tiết tiền vay
- Thẻ kho
- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa
- Sổ chi phí sản xuất kinh doanh
- Thẻ tài sản cố định
- Sổ tài sản cố định
- Sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng
- Sổ chi phí đầu tư xây dựng
- Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn kinh doanh
- Sổ chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán)
- Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) ngoại tệ
- Sổ theo dõi thanh toán bằng ngoại tệ
- Sổ theo dõi thuế giá trị gia tăng
- Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được hoàn lại
- Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được miễn giảm
Lọc tìm và tra cứu số liệu
Phục vụ cho việc lọc tìm và tra cứu số liệu chương trình cung cấp các báo cáo sau:
- Bảng kê chứng từ
- Bảng kê chứng từ theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
- Tổng hợp số phát sinh theo khách hàng, tiểu khoản và tài khoản đối ứng
- Bảng kê chứng từ theo tài khoản đối ứng – theo cột
- Bảng kê chứng từ theo tiểu khoản – theo cột
- Hỏi số dư của một tài khoản
- Bảng cân đối số phát sinh các tiểu khoản của một tài khoản
- Sổ cái của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T của một tài khoản
- Sổ tổng hợp chữ T của nhiều tài khoản.
