Giới thiệu chung về phần mềm kế toán 3A Business
27/02/2012 14:38:16 (GMT+7)| Số lần xem: 1704
Việc chuẩn bị cẩn thận sẽ trợ giúp cho việc sử dụng phần mềm dễ dàng và hiệu quả, tránh những sửa chữa, làm đi làm lại nhiều lần.
Danh sách các công việc cần phải chuẩn bị trước khi sử dụng 3A Accounting.
1. Xác định các yêu cầu về quản lý
2. Nghiên cứu cách tổ chức và xử lý thông tin của 3A Accounting
3. Tổ chức hệ thống thông tin và quy trình xử lý thông tin
4. Xây dựng các danh mục từ điển
5. Xác định và khai báo các tham số hệ thống, các tham số tuỳ chọn
6. Khai báo thông tin về ngày bắt đầu của năm tài chính
7. Khai báo thông tin về ngày tính số dư đầu kỳ
8. Xác định số dư đầu kỳ, các số phát sinh luỹ kế
9. Xác định danh sách từng người sử dụng 3A Accounting, công việc và phân quyền truy nhập.
Liệt kê các báo cáo cần phải có hiện tại cũng như trong tương lai. Việc này là cơ sở cho việc chúng ta xác định để lên được báo cáo thì các thông tin gì cần phải cập nhật như thế nào và ngược lại các thông tin nào thì để phục vụ cho báo cáo nào.
Việc nắm rõ cách thức tổ chức thong tin và xử lý thông tin của 3A Accounting cùng với việc xác định rõ các yêu cầu về quản lý sẽ giúp cho chúng ta tổ chức thông tin và quy trình xử lý thông tin một cách phù hợp và tiện lợi nhất.
Ta phải nắm rõ 3A Accounting có các phân hệ nghiệp vụ gì, chức năng của từng phân hệ, trong mỗi phân hệ thì có các nghiệp vụ, quy trình cập nhật và xử lý của từng nghiệp vụ như thế nào. Các màn hình nhập liệu thông tin đầu vào có các thông tin gì và chúng được xử lý như thế nào và cuối cùng lên được những báo cáo nào.
Xác định các trường thông tin nào trong 3A Accounting sẽ được sử dụng cho việc quản lý thông tin nào của doanh nghiệp và quy trình xử lý thông tin như thế nào. Ví dụ như danh mục tài khoản, tiểu khoản, vụ việc, khế ước, mã phí, hợp đồng mua – bán, trường tự do...
Các danh mục từ điển cần xây dựng gồm có: danh mục đơn vị cơ sở, danh mục tiền tệ, danh mục tài khoản, tiểu khoản, danh mục khách hàng –nhà cung cấp, danh mục vụ việc, danh mục hợp đồng mua - bán, danh mục khế ước vay, danh mục kho hàng, danh mục vật tư hàng hoá, danh mục bộ phận kinh doanh, danh mục thuế suất, danh mục TSCĐ, danh mục trường tự do, các phân nhóm cho các danh mục để phục vụ lên báo cáo nhóm...
Liệt kê các thông tin cần quản lý của từng danh mục từ điển và cách thức quy ước mã hoá như thế nào để đảm bảo phục vụ được công tác quản lý, lên được các báo cáo cần thiết đồng thời phải dễ nhớ, dễ sử dụng. Việc mã hoá phải đặc biệt lưu ý trong trường hợp số liệu được cập nhật ở nhiều nơi và sau đó được gửi và copy vào một cơ sở dữ liệu tổng hợp.
Gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hoá của các danh mục
Khi thực hiện mã hóa một danh mục cần lưu ý các điểm sau:
- Mã phải là duy nhất trong danh mục và không được lồng nhau: Ví dụ 2 mã ABC và ABCD là lồng nhau.
- Các mã nên có độ dài bằng nhau.
- Mã phải dễ nhớ để tiện cho việc cập nhật, tìm kiếm và lên báo cáo theo nhóm.
- Trong trường hợp những mã có phát sinh trong tương lai thì khi xây dựng hệ thống mã phải tính đến vấn đề mã hóa cho các danh mục sẽ phát sinh.
Một số gợi ý về cách thức xây dựng hệ thống mã hóa của các danh mục.
- Có thể dùng phương pháp đánh số lần lượt tăng dần theo phát sinh của các danh điểm mới bắt đầu từ 00001. Phương pháp này tiện lợi trong trường hợp số lượng danh điểm lớn. Một tiện lợi khác của phương pháp này là các phát sinh mới bao giờ cũng nằm ở phía dưới khi liệt kê theo vần ABC.
- Trong trường hợp số lượng danh điểm không nhiều thì có thể mã hóa theo cách dễ gợi nhớ đến tên của danh điểm. Ví dụ đối với khách hàng ta có thể mã hóa theo tên giao dịch của khách hàng: Cty HLM Hà Nội có mã là HLMHN, Cty XYZ Sài gòn có mã XYZSG, sau này phát sinh thêm các công ty HLM hoặc XYZ thì ta chỉ việc thêm 1 hoặc 2 ký tự cuối khác với các mã trên là được...
- Tùy theo nhu cầu xử lý số liệu có thể áp dụng một phương án khác là trong mã ta chia thành các nhóm khác nhau và nhóm không chỉ có 1 cấp mà có thể có đến 2-3 cấp. Ví dụ đối với các đơn vị có khách hàng trải rộng trên toàn quốc thì có thể nhóm theo tỉnh/thành phố, chẳng hạn các khách hàng trên địa bàn Hà nội thì đều bắt đầu bằng HN, TP HCM bắt đầu bằng SG...
- Trong trường hợp doanh nghiệp có nhiều đơn vị thành viên và số liệu được cập nhập tại các đơn vị thành viên sau đó được gửi về và tổng hợp toàn công ty thì đối với một số danh mục từ điển phải thống nhất trong toàn công ty, còn một số danh mục từ điển phải xây dựng để tránh trùng lặp giữa các đơn vị thành viên.
Khai báo các thông tin chung liên quan đến doanh nghiệp như tên, địa chỉ, mã số thuế...
Khai báo đồng tiền hạch toán, ngày bắt đầu nhập liệu đầu tiền vào phần mềm.
Khai báo số chữ số thập phân được hiện ở các trường số lượng, đơn giá, tiền ngoại tệ, dấu phân cách giữa các chữ số...
Xác định định kỳ lưu trữ số liệu, đường dẫn tới chương trình kê khai thuế…
Thông thường là ngày 1/1 nhưng có thể là ngày bắt kỳ trong năm tùy đặc thù của doanh nghiệp
Các số dư của tài khoản, của khách hàng, số tồn kho được nhập vào chương trình là số dư của ngày bắt đầu nhập liệu đầu tiên vào phần mềm.
Xác định số dư đầu kỳ của các tài khoản, tiểu khoản.
Xác định số dư đầu kỳ của các khách hàng/ nhà cung cấp và các đối tượng công nợ khác.
Xác định số tồn kho và số dư đầu kỳ của các mặt hàng, vật tư và thành phẩm.
Xác định số liệu liên quan đến TSCĐ và CCDC: nguyên giá, giá trị còn lại, giá trị đã khấu hao, số kỳ khấu hao...
Xác định các số phát sinh luỹ kế của các tiểu khoản, của các vụ việc đối với các doanh nghiệp có sử dụng các báo cáo liên quan đến các số phát sinh lũy kế.
Lên danh sách các người sử dụng, quy định tên truy nhập chương trình và phân quyền truy nhập vào các chức năng cần thiết trong chương trình để có thể quản lý thông tin người dùng.
Việc tổ chức thông tin có nhiều phương án khác nhau. Ví dụ, để theo dõi chi phí và doanh thu của công trình ta có thể đưa công trình vào tiểu khoản hoặc đưa theo dõi công trình thông qua trường vụ việc.
Việc lựa chọn phương án tổ chức thông tin cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng trên cơ sở nghiên cứu kỹ cách thức tổ chức thông tin của 3A Accounting (đã được trình bày ở chương 1) để lựa chọn phương án tối ưu về lên báo cáo và dễ dàng nhập liệu cũng như xử lý số liệu.
Dưới đây sẽ trình bày các phương án tổ chức thông tin khác nhau trong 3A Accounting. Trên cơ sở các phương án này ta phải lựa chọn xem để quản lý đối tượng thông nào thì sử dụng danh mục nào, trường nào trong 3A Accounting.
|
Đối tượng thông tin cần quản lý
|
Phương án quản lý trong 3A Accounting
|
Ghi chú
|
|
Tài khoản, tiểu khoản
|
Danh mục tài khoản
|
|
|
Tài khoản ngân hàng
|
Danh mục tài khoản ngân hàng
|
Dùng để cung cấp các thông tin cần thiết khi in ủy nhiệm chi từ chương trình
|
|
Khế ước vay
|
Danh mục khế ước vay
Danh mục tài khoản luỹ kế của kế ước
|
Dùng để theo dõi và tính lãi các hợp đồng, khế ước vay.
|
|
Khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ phải thu, phải trả
|
Danh mục khách hàng
|
Những đối tượng liên quan đến các tài khoản theo dõi công nợ.
|
|
Phân loại khách hàng, nhà cung cấp, các đối tượng công nợ
|
Danh mục phân loại khách hàng
|
Ví dụ: Phân theo địa lý, đại lý/khách lẻ.
|
|
Hợp đồng, đơn hàng (mua/bán)
|
Đơn hàng, hợp đồng
|
Theo dõi hợp đồng mua hàng hoặc bán hàng hoá.
|
|
Danh mục thuế suất đầu vào/ đầu ra
|
Danh mục thuế suất
|
Sử dụng khi cập nhật các chứng từ có liên quan tới thuế suất.
|
|
Bộ phận kinh doanh, nhân viên kinh doanh
|
Danh mục bộ phận, nhân viên kinh doanh
|
Dùng để lên các báo cáo doanh số theo nhân viên/ bộ phận kinh doanh.
|
|
Phân xưởng, dây chuyền sản xuất
|
Danh mục phân xưởng, dây chuyền sản xuất
|
Sử dụng trong việc tính giá thành sản phẩm
|
|
Danh mục giá bán
|
Danh mục giá bán
|
Sử dụng danh mục giá bán khi bán hàng theo danh mục giá.
|
|
Vật tư, CCLĐ, hàng hoá, thành phẩm
|
Danh mục vật tư
|
|
|
Phân loại vật tư, hàng hoá
|
Danh mục phân loại vật tư, hàng hoá
|
Mục đích lên các báo cáo theo nhóm vật tư, hàng hoá.
|
|
Kho hàng
|
Danh mục kho hàng
|
Lưu ý kho công ty và kho đại lý
|
|
Hạng mục công trình xây dựng; Đề án, dự án, vụ việc
|
Danh mục vụ việc
|
|
|
Công trình, dự án
|
Danh mục phân loại vụ việc
|
|
|
Khoản mục phí
|
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
|
Dùng để lên các báo cáo theo các khoản mục chi phí
|
|
|
Danh mục khoản mục phí
|
|
|
Sản phẩm: tập hợp chi phí và tính giá thành
|
Danh mục sản phẩm
|
|
|
|
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
|
Sử dụng trong trường hợp số lượng sản phẩm không quá nhiều và ít thay đổi.
|
|
TSCĐ
|
Danh mục tài sản cố định
|
|
|
Phân loại TSCĐ
|
Danh mục phân loại TSCĐ
|
|
|
Nguồn vốn hình thành TSCĐ
|
Danh mục nguồn vốn TSCĐ
|
|
|
Lý do tăng giảm TSCĐ
|
Danh mục lý do tăng giảm TSCĐ
|
|
|
Bộ phận sử dụng TSCĐ
|
Danh mục bộ phận sử dụng TSCĐ
|
|
|
Các loại tiền ngoại tệ
|
Danh mục tiền tệ
|
|
|
Tỷ giá quy đổi ngoại tệ
|
Danh mục tỷ giá
|
Với các đơn vị phát sinh nhiều chứng từ ngoại tệ trong ngày.
|
|
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi hạch toán chi phí và doanh thu hoặc công nợ
|
Danh mục tài khoản, tiểu khoản
|
|
|
|
Danh mục bộ phận hạch toán
|
|
|
Các bộ phận, đơn vị, chi nhánh cần theo dõi để lên được các báo cáo kế toán như 1 đơn vị độc lập
|
Danh mục đơn vị cơ sở
|
Mỗi chi nhánh hoặc công ty con là một mã đơn vị cơ sở.
|
|
Các đối tượng thông tin khác
|
Danh mục các trường tự do
|
Người dùng tự định nghĩa
|
Trong phần này sẽ trình bày về phương án tổ chức thông tin để quản lý trong trường hợp công ty có nhiều đơn vị thành viên (chi nhánh, công ty con) nằm ở các vị trí địa lý khác nhau và số liệu được nhập tại các đơn vị thành viên rồi sau đó được chuyển về văn phòng công ty.
Phương án 1, tại văn phòng công ty mỗi đơn vị thành viên sẽ có một cơ sở dữ liệu riêng và có 1 cở sở dữ liệu chung lưu trữ số liệu của toàn công ty. Khi số liệu của đơn vị thành viên gửi về thì sẽ copy vào cơ sở dữ liệu của đơn vị thành viên và vào cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty.
Phương án 2, tại văn phòng công ty chỉ có 1 cơ sở dữ liệu chung của toàn công ty và khi số liệu gửi về thì copy vào cơ sở dữ liệu chung.
Cả 2 phương án đều cho phép xem số liệu của từng đơn vị thành viên và của toàn công ty. Phương án 1 sẽ tiện lợi và nhanh hơn khi xem số liệu của từng đơn vị thành viên.
